“供應(yīng)商現(xiàn)場審核”與“參觀工廠”是我們供應(yīng)鏈人經(jīng)常面對(duì)的工作,如何高效地對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)場進(jìn)行審核,以及在參觀工廠時(shí)如何能快速了解它?
本文分享供應(yīng)商現(xiàn)場審核的4個(gè)標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)作與快速了解工廠的11個(gè)方面問題。
4個(gè)標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)作:問、查、看、記
為了快速地發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn),審核供應(yīng)商時(shí),有4個(gè)標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)作:問、查、看、記。
問:是向供應(yīng)商提出有力的問題。
查:是查證供應(yīng)商的相關(guān)記錄。
看:是看供應(yīng)商的實(shí)際操作
記:是將相關(guān)的證據(jù)與發(fā)現(xiàn)予以記錄。
由于供應(yīng)商記錄容易造假,所以我們的審核最有價(jià)值的兩個(gè)動(dòng)作,是“問”和“看”。但怎么問,怎么看,才能問出風(fēng)險(xiǎn),看出問題,是需要一些技巧的。
在做供應(yīng)商審核時(shí),下面這些問題通常是被問及到。
第一類問題:
你們家有什么樣的生產(chǎn)設(shè)備?
你們家有哪些檢測設(shè)備?
你們的客戶有哪些?
解析:這類問題是調(diào)查表里面已經(jīng)有的,供應(yīng)商在填調(diào)查表時(shí)非常用心,當(dāng)他把調(diào)查表發(fā)給你們之后,發(fā)現(xiàn)你們還問調(diào)查表里的問題,說明你們并沒有去看調(diào)查表,這樣的客戶是不專業(yè)的客戶,供應(yīng)商就會(huì)起輕視之心。
第二類問題:
你們家是如何做質(zhì)量管理的?
你們是如何保證給我們家的貨都是合格的?
如果我們家的訂單和競爭對(duì)手的訂單發(fā)生沖突了,你會(huì)優(yōu)先保證誰?
解析:這類問題屬假大空的問題,表決心的問題,對(duì)于這類問題,會(huì)干的不一定會(huì)說,會(huì)說的不一定真干。表決心的問題供應(yīng)商最容易會(huì)回答,優(yōu)先保證你(供應(yīng)商跟誰都這么講)。
第三類問題:
你們家的儀器是如何校驗(yàn)管理的?
你們家不合格品是如何管理的?
你們家設(shè)備是如何管理的?
解析:這類問題屬ISO模塊化的問題。這類問題供應(yīng)商最好回答,只要引到ISO標(biāo)準(zhǔn)體系當(dāng)中即可。比如我們有一個(gè)儀器校驗(yàn)管理程序,我們有一個(gè)不合格品處理流程,這是程序與記錄。
調(diào)查表里已經(jīng)有的問題、假大空的問題,ISO模塊化的問題,我把它稱為供應(yīng)商審核的三不問。
供應(yīng)商審核應(yīng)該問什么?
1. 以寫供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)審核報(bào)告為目的來問。
我們做完供應(yīng)商審核不是目的,最后要整體對(duì)供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)做個(gè)總結(jié)報(bào)告,能不能用才是關(guān)鍵。注意,這幾年供應(yīng)商審核最大的問題是給每個(gè)項(xiàng)目打分,但缺乏總評(píng)價(jià)。
當(dāng)每次審核員都在想,下面的這個(gè)報(bào)告怎么填寫時(shí),問的問題就找到了方向。
2. 問“不”。
供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量是由“人、機(jī)、料、法、環(huán)”這5大要素構(gòu)成的,簡稱4M1E。
現(xiàn)場質(zhì)量審核的重點(diǎn),可以圍繞“人、機(jī)、料、法、環(huán)”這條主線,找到關(guān)鍵要影響要素。
比如去審膠囊廠,我們會(huì)發(fā)現(xiàn)膠囊的產(chǎn)品質(zhì)量主要是受“料”影響,所以審核的重點(diǎn)是去查物料;有一些企業(yè)是靠人工組裝,這時(shí)“人”的穩(wěn)定性就是關(guān)鍵要素;有的企業(yè)依靠自動(dòng)化設(shè)備,主要靠這些設(shè)備決定了產(chǎn)品質(zhì)量,所以會(huì)重點(diǎn)查“機(jī)”;有的企業(yè)是靠工藝配方,重點(diǎn)去查“法”,如果環(huán)境對(duì)生產(chǎn)質(zhì)量有較大影響,我們就會(huì)去查“環(huán)”。
人的“不”如何問?
問員工的流失率,抓住2個(gè)關(guān)鍵人:一個(gè)是供應(yīng)商的質(zhì)量經(jīng)理,一個(gè)是生產(chǎn)線的工人。
我們會(huì)問供方質(zhì)量經(jīng)理,工作多長時(shí)間了?前任質(zhì)量經(jīng)理去哪里了?前任質(zhì)量經(jīng)理做了多長時(shí)間?
如果前任質(zhì)量經(jīng)理升任公司高管,我們就會(huì)認(rèn)為這家企業(yè)質(zhì)量比較樂觀。如果他的前任質(zhì)量經(jīng)理只做了很短的時(shí)間,就被迫離職,現(xiàn)任質(zhì)量經(jīng)理接手時(shí)間也不長,我們就會(huì)擔(dān)心這家企業(yè)的質(zhì)量問題。
因?yàn)橘|(zhì)量經(jīng)理頻繁離職,也就折射了這家企業(yè)質(zhì)量不好干。而對(duì)操作人員的問話,往往放在放松環(huán)境下的閑聊,重點(diǎn)聊工資夠不夠花 對(duì)企業(yè)滿意不滿意。如果員工一提工資、一提企業(yè)都苦大仇深,那么人員的流失率就會(huì)高,可以緊以員工的離職記錄與離職訪談來驗(yàn)證。人不穩(wěn)定,產(chǎn)品質(zhì)量很難保證。
機(jī)器的“不”主要問設(shè)備的非計(jì)劃性維修。
設(shè)備非計(jì)劃性維修表明設(shè)備突然出了故障,沿著設(shè)備為什么會(huì)發(fā)生故障,故障前與故障后的生產(chǎn)的產(chǎn)品是如何處置的,一直深挖供應(yīng)商很多管理問題就會(huì)浮出水面。
材料的“不”問最近一年來主要物料發(fā)現(xiàn)的的質(zhì)量問題有哪些?是如何進(jìn)行糾正與預(yù)防的?
方法的“不”問最近一年發(fā)生的返工返修,客戶退貨有多少是由于方法造成的?
環(huán)境的“不”問最近一年發(fā)生的返工返修,客戶退貨有多少是由于環(huán)境造成的?
3. 要追問,連問5個(gè)為什么。
對(duì)每個(gè)問題要打破砂鍋問到底,連續(xù)問5個(gè)為什么。
因?yàn)橹挥羞B續(xù)問了5個(gè)為什么,才能突破表層的借口,追到問題的根本原因。
供應(yīng)商某關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備數(shù)控機(jī)床經(jīng)常發(fā)生故障,維修人員通過更換備件解決故障,設(shè)備故障約每個(gè)月發(fā)生一次,主要原因是主控制板發(fā)生故障。
問:為什么發(fā)生故障?
答:線路板燒壞。
問:為什么線路板燒壞?
答:降溫不好。
問:為什么降溫不好?
答:空氣流通不暢。
問:為什么空氣流通不暢?
答:數(shù)控機(jī)床外空氣進(jìn)不去。
問:為什么空氣進(jìn)不去?
答:濾網(wǎng)上結(jié)塵。
所以供應(yīng)商審核有三問:以寫風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告來問,問“不”及連續(xù)追問5個(gè)Why。
快速了解工廠的11個(gè)方面問題
30多年前,豐田汽車某供應(yīng)商獲準(zhǔn)到美國同行“胡佛環(huán)球“ (Hoover Universal ,后被江森收購)某工廠參觀。
時(shí)間不到一小時(shí),現(xiàn)場未作任何筆記,但最后提交的報(bào)告顯示,其估算的工廠運(yùn)營成本竟與該工廠實(shí)際水平非常接近。
而讓人非常難堪的是,當(dāng)Hoover Universal 的管理層到豐田這家供應(yīng)商回訪時(shí),卻“幾乎什么也沒學(xué)到”。
這讓當(dāng)時(shí)Hoover Universal 的一把手R. Eugene Goodson為之震驚,“痛定思痛” 后決心好好研究下如何對(duì)工廠進(jìn)行一個(gè)快速有效的審核。
R. Eugene Goodson 總結(jié)了11個(gè)方面的問題以快速了解一個(gè)工廠的運(yùn)營水平,并在 Harvard Business Review 上以 Read a plant--fast 為題發(fā)表了文章。
1、客戶滿意
最佳工廠的工人一定知道誰是他們的客戶(包括內(nèi)部客戶和外部客戶),并把客戶滿意作為自己的首要目標(biāo)。
除此之外,他們還明白,讓來訪者體驗(yàn)與眾不同的經(jīng)歷,讓他們離去時(shí)仍嘖嘖稱道,正是自己的責(zé)任。
工廠對(duì)客戶究竟是傾心關(guān)懷,還是麻木不仁,通過短短一次參觀就能涇渭立見。
在客戶至上的工廠里,你會(huì)受到熱烈歡迎,會(huì)有人熱情為你介紹工廠布局、員工、客戶和產(chǎn)品情況;質(zhì)量與客戶滿意度的評(píng)分結(jié)果也會(huì)醒目地公布出來。
如果你問某個(gè)員工“你手頭的產(chǎn)品接下來流向哪兒?”,而回答是“福特”或“6號(hào)線的約翰”,那么,在此評(píng)估指標(biāo)上,給這家工廠的打分就可以高;
如果回答是“我把它放進(jìn)這個(gè)桶里,接下來怎么樣我不清楚”,那么,打分就應(yīng)該低。
2、安全、環(huán)境、整潔與秩序
整潔有序的工廠里,零部件易于找到,庫存易于清點(diǎn)估算,并且產(chǎn)品轉(zhuǎn)移也是安全和高效的。
這樣的工廠光線充足,空氣質(zhì)量好,噪音低。庫存、工具和流程都有直觀的標(biāo)志系統(tǒng)清楚標(biāo)明。
一家工廠在這些方面究竟做得有多好,只需略作瀏覽便可一目了然。所有零部件都應(yīng)受到同等重視。
許多公司殫精竭慮將貴重部件安排得井井有條,對(duì)標(biāo)簽、緊固件等低值部件卻常常掉以輕心。這種習(xí)慣有時(shí)代價(jià)非常高昂。
事實(shí)上,江森自控公司生產(chǎn)汽車座椅時(shí),我們從未遺失過一張靠背或一塊坐墊,可是,將傾斜裝置與靠背坐墊連接起來的螺栓卻經(jīng)常遺漏缺失。
我們不可能交付給客戶缺少螺栓的座椅(即使交付了,也收不到貨款),因此,小小一顆螺栓,其價(jià)值其實(shí)與貴重部件難分伯仲。
3、目視化管理系統(tǒng)
提供目視化的、明確指示方向的視覺工具在運(yùn)行良好的工廠隨處可見。這些標(biāo)識(shí)為員工清楚指明了位置和任務(wù),極大提高了生產(chǎn)效率。
參觀時(shí),應(yīng)注意尋找各種工作安排工具,如生產(chǎn)計(jì)劃“看板”(kanban)、分色標(biāo)志的生產(chǎn)線或工段、醒目張貼的工作要求、質(zhì)量產(chǎn)出圖表以及維修記錄。
反映工廠良好的直觀管理的其他標(biāo)志還包括:公布小組成員名單、生產(chǎn)改進(jìn)措施以及休假計(jì)劃等信息的布告欄,可以通覽當(dāng)前總體運(yùn)作情況的中央控制室或整體進(jìn)度板等。
通常,化工及其他加工行業(yè)的工廠直觀管理程度相當(dāng)高,但并非各種標(biāo)志層出不窮、雜亂無章;即便是一些規(guī)模最大的工廠也傾向于將產(chǎn)品流動(dòng)、工廠布局和其他重要信息一并集中顯示。
4、生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)
最佳工廠依靠一個(gè)統(tǒng)一的“定速程序“(pacing process)來管理各條生產(chǎn)線及其供應(yīng)商。
該程序常常位于生產(chǎn)線尾端,它控制著所有上游活動(dòng)的速度和產(chǎn)量,很像領(lǐng)跑車在賽道上設(shè)定并控制著所有賽車的速度。
每道工序的生產(chǎn)要求都由下道工序的生產(chǎn)要求決定。這就有效地控制了庫存,提高了質(zhì)量,縮短了停工時(shí)間,因?yàn)樯a(chǎn)線再也不停工待料了。
相比之下,在使用中央生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)的工廠中,則會(huì)在流程的某個(gè)點(diǎn)上出現(xiàn)過多呀過少生產(chǎn)某些部件的情況。這是因?yàn)榻o每條生產(chǎn)線發(fā)布指令的是中央電腦,而不是實(shí)際使用該部件的生產(chǎn)線。
如果庫存在某個(gè)工段出現(xiàn)了積壓,那么,各生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)極有可能是“各掃自家門前雪”;或者,整個(gè)流程“流速”不當(dāng)。
同樣,如果生產(chǎn)計(jì)劃是由中央制造物料規(guī)劃系統(tǒng)(central MRP system)做出的,生產(chǎn)線上則隨處可見電腦屏幕或堆積如山的工作任務(wù)單。
5、空間使用、物料移動(dòng)與生產(chǎn)線流動(dòng)
最佳工廠的空間使用率很高。理想狀態(tài)是:物料僅移動(dòng)一次,移動(dòng)距離盡可能短,移動(dòng)時(shí)物料置于高效率的運(yùn)輸箱中。
生產(chǎn)物料應(yīng)沿生產(chǎn)線存放,而不是在幾個(gè)庫存區(qū)分隔儲(chǔ)藏。工具和工藝裝置擺放應(yīng)盡量靠近機(jī)器。
工廠布局應(yīng)保證產(chǎn)品流動(dòng)持續(xù)順暢,而不是圍繞特定種類的機(jī)器分成不同的“車間”,一個(gè)個(gè)塊狀分隔。
在任何工廠里,空間都是寶貴的必需品。有些工廠把騰出新的空間定為提高生產(chǎn)效率的目標(biāo)。
我們有位廠長甚至將這一概念提升到了藝術(shù)的高度,他經(jīng)常騰出生產(chǎn)空間,然后將地板擦得锃亮,并用欄桿圍起這塊空間,然后向銷售部門提出挑戰(zhàn),要求他們開發(fā)新的業(yè)務(wù),使騰出的空間再次得到利用。
6、庫存與在制品水平
內(nèi)部運(yùn)作常常所需庫存很少,因此,可見零部件數(shù)量是衡量工廠精益生產(chǎn)水平的很好標(biāo)準(zhǔn)。
看一看生產(chǎn)線,數(shù)一數(shù)每個(gè)工段的庫存,你就能快速了解工廠的庫存水平。
例如,如果生產(chǎn)線每分鐘生產(chǎn)1件產(chǎn)品,你就知道每小時(shí)的產(chǎn)量是60個(gè)。如果你發(fā)現(xiàn)某工段旁堆著約500件這種產(chǎn)品,你就知道靜靜躺在那兒的是8個(gè)小時(shí)的產(chǎn)量。
大多數(shù)情況下,一個(gè)工段每次需要的庫存不應(yīng)超過幾分鐘的產(chǎn)量。每個(gè)零部件應(yīng)該直接送到下道工序,迅速投入使用。
7、團(tuán)隊(duì)合作與激勵(lì)
最佳工廠里,員工時(shí)刻牢記生產(chǎn)效率和質(zhì)量目標(biāo),他們熟諳本職工作,樂意與客戶、來訪者分享自己的知識(shí)。
只需要在工廠里掃視一下,士氣高昂的員工與邋遢、漠不關(guān)心的員工便一目了然。
甚至與操作員稍作交談,所得到的信息也頗為可觀。
參觀時(shí)要看看工廠是否將安全與環(huán)保措施以及質(zhì)量與生產(chǎn)效率改進(jìn)捷報(bào)貼在醒目的地方。
有時(shí)公司壘球隊(duì)的照片、慈善捐款情況公告也能說明問題。
另外,不妨找找與項(xiàng)目攻關(guān)和員工授權(quán)相關(guān)的布告或圖表。
這些都是團(tuán)隊(duì)合作的明顯標(biāo)志。如果找不到這些標(biāo)志,那么很可能該工廠對(duì)團(tuán)隊(duì)合作僅僅是“葉公好龍”。
不過,也可以在參觀時(shí)向管理人員和工廠員工提些相關(guān)的問題,作為觀察的補(bǔ)充。
8、工具設(shè)備狀況及其維護(hù)保養(yǎng)
在最佳工廠里,設(shè)備整潔而且保養(yǎng)良好。采購日期與成本醒目地印在機(jī)器一側(cè),保養(yǎng)記錄張貼公布。這些細(xì)節(jié)保證了工人能充分了解機(jī)器,并能制定預(yù)防性保養(yǎng)計(jì)劃。
但也許更為重要的是,通過公開成本、公開保養(yǎng)記錄,公司向員工表明:
。1)管理層關(guān)注產(chǎn)品;
(2)為確保工廠運(yùn)行順暢,公司已作了很多投入;
。3)管理層關(guān)心員工工作。
所有這些都是保持員工高昂士氣的重要因素。
此外,通過向車間員工詢問運(yùn)轉(zhuǎn)情況,也能了解到許多信息。
比如可以向員工提出的一個(gè)問題是:操作人員和產(chǎn)品開發(fā)人員是否參與了工具設(shè)備的采購。
因?yàn),車間一線工人和其他直接參與產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)的人員最清楚新設(shè)備的優(yōu)缺點(diǎn),也最了解生產(chǎn)線的實(shí)際需求。
最后,應(yīng)該親自查看一下設(shè)備。
機(jī)器不一定要新,但如果一臺(tái)新置的機(jī)器污穢不堪、疏于修理,就表明該工廠預(yù)防性保養(yǎng)工作做得很差。
相反,如果一臺(tái)機(jī)器盡管購買已有時(shí)日,但看上去仍光亮如新,則說明該工廠對(duì)自己的投資呵護(hù)備至。
事實(shí)上,只要觀察方法正確,許多問題輕易即可發(fā)現(xiàn)。
9、復(fù)雜性與不確定性管理 (風(fēng)險(xiǎn)管理)
這一分類評(píng)估的是工廠在管理、控制和降低本行業(yè)面臨的復(fù)雜性和不確定性方面的水平。
在參觀結(jié)束前評(píng)判工廠在此分類的表現(xiàn)確屬不易,但是,何不重點(diǎn)關(guān)注某些指標(biāo)?
例如,許多公司都要收集處理成千上萬的數(shù)據(jù),其量之大,遠(yuǎn)超所需。
如果觀察到有許多人在手工錄入數(shù)據(jù),且每天輸入數(shù)據(jù)的鍵盤數(shù)量眾多,那么,該公司在復(fù)雜性和不確定性處理方面的工作做得實(shí)在不敢恭維,而如果數(shù)收集也由人工完成,則糟糕尤甚。
此外,精益工廠產(chǎn)品流動(dòng)迅速,庫存維持在最低水平,因此,工人需熟悉的零部件數(shù)量有限。
最佳工廠能用同類零部件生產(chǎn)沒的產(chǎn)品。有些公司(如豐田汽車和戴爾電腦)甚至設(shè)計(jì)出幫助操作人員從眾多零部件中挑出正確部件的系統(tǒng),從而將復(fù)雜性處理融進(jìn)了生產(chǎn)流程。
比方說,如果工人拿錯(cuò)了氣門,可能就會(huì)隔斷感應(yīng)器了出的電子光束,因而使紅燈亮起來,并發(fā)出聲音警報(bào)?梢詥栆幌滤麄儚S里是否安裝了這類系統(tǒng)。
10、供應(yīng)鏈整合
最佳工廠僅與數(shù)量有限的幾家供應(yīng)緊密合作,這些供應(yīng)商緊密合作,這些供應(yīng)商竭誠配合支持最佳工廠,因此最佳工廠成本低而質(zhì)量高。
只要看看工廠進(jìn)料箱上的標(biāo)簽,就能大致估算出它有多少家供應(yīng)商。
注意:進(jìn)料箱上印有哪些供應(yīng)商的名字?進(jìn)料箱是否為運(yùn)進(jìn)工廠的定制部件專門設(shè)計(jì)?箱外有沒有貼上專門的標(biāo)簽?
如果一家工廠同時(shí)向多家供應(yīng)商采購?fù)瑯拥幕蛲惖牟考,那么供?yīng)商直接參與工廠產(chǎn)品開發(fā)的可能性就微乎其微了。
對(duì)于工廠來說,一個(gè)最佳方法就是根據(jù)可裝運(yùn)的制成品向供應(yīng)商付款:一旦產(chǎn)品下線,付款便自動(dòng)完成。這就減少了許多文書工作,也減少了結(jié)賬所需的人手。
問問工廠有關(guān)人員他們是如何向供應(yīng)商付款的;提這樣的問題看起來無傷大雅,因此被問員工經(jīng)常會(huì)信口作答。
如果在收貨平臺(tái)可以看到的文書工作林林總總,那就表明工廠供應(yīng)鏈成本還是太高。
最佳工廠從供應(yīng)商那兒獲取物料,應(yīng)該像同一生產(chǎn)線中下道工序從上道工序那兒獲取物料一樣。
11、質(zhì)量至上
最佳工廠總是孜孜不倦努力提高質(zhì)量和生產(chǎn)效率,并且有跡可循。一家工廠是否關(guān)心質(zhì)量通常一眼就能看出。
如果員工真的為自己的質(zhì)量項(xiàng)目感到自豪,他們通常會(huì)給它取個(gè)名字,會(huì)懸掛橫幅展示工廠的遠(yuǎn)景規(guī)劃、使命宣言、經(jīng)營目標(biāo)以及迄今為止的達(dá)標(biāo)情況。
工廠和小組的長、短期目標(biāo),還有內(nèi)、外部客戶的要求、生產(chǎn)計(jì)劃、工作指令、生產(chǎn)效率水平/進(jìn)料出貨質(zhì)量、廢料與返工、出勤、員工休假計(jì)劃、安全和員工培訓(xùn)等情況記錄都應(yīng)該在生個(gè)工段張貼展示。
另外,還應(yīng)該了解工廠是如何處理廢料的。管理較好的工廠有意喚起員工對(duì)廢料的注意,而不是將廢料東匿西藏。
例如,它們會(huì)用燈光聚焦廢料,或用紅色標(biāo)簽將其醒目標(biāo)出,因?yàn)樗鼈兿肓⒖讨缽U料是否正在堆積,或者生產(chǎn)流程的某段是否正在生產(chǎn)次品。
可以詢問員工次品下線時(shí)他們是如何處理的。隨意丟棄或者故意藏匿次品是低效率的標(biāo)志。
最后,還應(yīng)該問一下產(chǎn)品開發(fā)的情況。開發(fā)過程中有沒有設(shè)定成本與時(shí)間目標(biāo)?新啟動(dòng)的業(yè)務(wù)管理是否好,成本是否低?