本期我們圍繞著物料供應商的準入評估這一環(huán)節(jié)來展開分享。

 

1、首先，在開展準入評估時，需要把待評估的物料供應商進行引進的處理

 

　　在這個過程中采購人員需要根據(jù)SOP 的要求收集對應的生產(chǎn)商、經(jīng)銷商以及物料的基本信息和證照材料。

 

　　關(guān)于基本信息，可以通過供應商基礎信息調(diào)查表的方式來進行收集，企業(yè)可以設計對應的記錄表單，在該記錄中收集供應商的名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、營業(yè)情況等等一些基本的內(nèi)容，企業(yè)可以根據(jù)不同的供應商類別，如原料、輔料、內(nèi)包裝材料、外包裝材料設計不同的信息調(diào)查表樣式，用于更加細分的管理。

 

　　在物料供應商證照方面，建議在SOP中通過矩陣的方式清晰地定義出來不同類別，不同等級的供應商、物料需要提供的證照材料類型，這種方法可以有效指導采購員向供應商索取對應的材料，在源頭盡可能保證資質(zhì)材料的完整性和正確性，以減少后端審核的壓力。

 

2、引進完成之后，我們就可以去對其進行準入評估。

 

　　評估的流程可以包括：資質(zhì)審核、質(zhì)量標準對比、樣品檢測、物料試用、工藝驗證、供應商現(xiàn)場審計、穩(wěn)定性考察以及質(zhì)量保證協(xié)議多個活動。

 

　　可以根據(jù)不同的物料等級及用途，靈活組合上述評估活動，采用與風險等級相適應的評估深度和廣度，在保證合規(guī)的前提下盡可能避免資源浪費。

 

3、在證照審核過程中，供應商管理員需要對采購員提交的證照材料進行全方位的審核。

 

　　在該環(huán)節(jié)需要著重確認證照的完整性和真實性，尤其是針對營業(yè)范圍和有效期制這兩部分信息要進行確認，防止供應商有造假的行為。

 

　　實際執(zhí)行過程中，可以在天眼查、企查查等網(wǎng)站內(nèi)核實供應商的營業(yè)范圍和有效期至等信息。

 

4、證照審核通過后，可以進行技術(shù)方面的評估。

 

　　我們建議開展質(zhì)量標準對比和樣品檢驗。通過對比供應商的質(zhì)量標準和企業(yè)內(nèi)部的質(zhì)量標準。供應商所提供物料是否能夠滿足公司的使用要求。

 

　　除此之外，那么也可以通過這一環(huán)節(jié)來對公司內(nèi)部的質(zhì)量標準進行修訂、升級。

 

　　質(zhì)量標準對比完成之后，可以開展小樣的檢測，通過實際的檢驗來確認供應商所提供的物料是否能夠真實滿足其質(zhì)量標準的要求。

 

5、經(jīng)過上述事項確認之后，使用待評估的物料進行實際的生產(chǎn)

 

　　如果滿足要求，可以進行下一步小試、中試，可以安排對應批量的產(chǎn)品試用。

 

　　使用待評估的物料進行實際的生產(chǎn)，確認生產(chǎn)出來的產(chǎn)品能夠滿足既定的質(zhì)量要求。

 

6、試用完成之后，進行供應商審計工作。

 

　　考慮到工藝驗證使用的是正常批量的成品，將投入比較大的成本，因此建議在開展正式的工藝驗證之前，先進行供應商審計工作。

 

　　通過現(xiàn)場審計、遠程審計、第三方審計或書面審計等方式來確認供應商的質(zhì)量、檢驗、生產(chǎn)、倉儲等體系能夠滿足相關(guān)的要求。

 

　　針對審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，需要根據(jù)SOP的內(nèi)容判斷其關(guān)鍵程度及數(shù)量是否在可接受范圍內(nèi)，如果有發(fā)現(xiàn)項但是在可接受范圍內(nèi)時，可以先給定審計通過的結(jié)論，但是需要注意的是，拿到供應商的整改回復計劃之后，依然需要持續(xù)對發(fā)現(xiàn)項整改進行跟蹤，而非在給定審計通過結(jié)論后不予處理，防止在整改期間多次整改不到位的情況。

 

7、審計通過后，需要對物料進行工藝驗證

 

　　那么在此期間可以按照既定的方案來開展對應的工作。在工藝驗證完成后。

 

　　根據(jù)相關(guān)要求決定是否開展成品的穩(wěn)定性考察，如需，跟蹤對應的加速、長期穩(wěn)定性考察結(jié)果。

 

8、上述環(huán)節(jié)完成之后，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議

 

　　如果評價效果較好，可以和物料供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，約束雙方的權(quán)責。

 

　　質(zhì)量保證協(xié)議雙方確認無誤后，可以明確下達物料供應商予以準入的評估結(jié)果。

 

　　當然，在任何一個評估環(huán)節(jié)都有可能發(fā)現(xiàn)物料供應商無法滿足相關(guān)質(zhì)量要求，那么可以及時做出對應的決定（如轉(zhuǎn)不合格或凍結(jié)），包括對物料本身進行處理（如質(zhì)量不穩(wěn)定），或者對供應商做出處理（如供應商造假），并根據(jù)實際的審核情況來限定禁入期限，例如一年、三年或永久。

 

9、總結(jié)

 

　　通過上述方式對物料供應商的準入進行評價和控制。

 

　　當然，在實際業(yè)務管理過程當中，可能會存在一次性準入多個物料用于同一成品的生產(chǎn)，那么可以將這些物料供應商進行批量的準入評估，那么針對資質(zhì)審核、質(zhì)量標準對比、樣品檢測，以及供應商審計、質(zhì)量保證協(xié)議，可以分不同的供應商來開展。

 

　　但是對于物料試用、工藝驗證、穩(wěn)定性考察，需要將這些物料用于同一批次的生產(chǎn)來綜合評估這些物料共同使用之后的實際效果。

 

　　綜上，可以采用這樣拆分以及合并評估的方式來進行對應的管理。