一、采購(gòu)管理處罰供應(yīng)商

 

　　1. 引言

 

　　在采購(gòu)管理中，供應(yīng)商是承擔(dān)貨物或服務(wù)供應(yīng)的重要角色。然而，有時(shí)供應(yīng)商可能違反合同條款或采購(gòu)政策，給采購(gòu)管理帶來(lái)困擾甚至損失。

 

　　在這種情況下，采購(gòu)管理部門有責(zé)任對(duì)供應(yīng)商實(shí)施處罰措施，以保護(hù)采購(gòu)利益和維護(hù)采購(gòu)管理的規(guī)范性。

 

　　本文將介紹采購(gòu)管理常見(jiàn)的處罰供應(yīng)商措施和應(yīng)注意的事項(xiàng)。

 

　　2. 處罰供應(yīng)商的原因

 

　　何時(shí)應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商采取處罰措施？一般來(lái)說(shuō)，以下情況可能導(dǎo)致采購(gòu)管理部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行處罰：

 

　　違反合同條款：供應(yīng)商未按照合同約定的交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行供應(yīng)，或者提供虛假信息等。

 

　　不符合采購(gòu)政策：供應(yīng)商違反了采購(gòu)管理部門制定的采購(gòu)政策，如未參與競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)程序等。

 

　　服務(wù)不滿意：供應(yīng)商提供的服務(wù)不符合采購(gòu)需要或客戶的期望，如延遲交付或質(zhì)量不合格等。

 

　　3. 處罰供應(yīng)商的方式和注意事項(xiàng)

 

　　對(duì)于違規(guī)的供應(yīng)商，采購(gòu)管理部門可以采取多種處罰措施來(lái)維護(hù)采購(gòu)秩序和權(quán)益。這些處罰措施應(yīng)該合法、公正并符合合同約定的條款。

 

　　以下是常見(jiàn)的處罰措施：

 

　　3.1 終止合同

 

　　當(dāng)供應(yīng)商的違規(guī)行為嚴(yán)重影響采購(gòu)管理的正常進(jìn)行時(shí)，終止與供應(yīng)商的合同是一種常見(jiàn)的處罰手段。該決定應(yīng)由采購(gòu)管理部門與法務(wù)團(tuán)隊(duì)聯(lián)合決定，并遵循合同約定的解除條件。

 

　　3.2 停止付款

 

　　如果供應(yīng)商未按時(shí)交貨或質(zhì)量不合格，采購(gòu)管理部門有權(quán)停止付款直到問(wèn)題解決。這要求采購(gòu)團(tuán)隊(duì)與財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)密切合作，確保合同條款的合規(guī)和有效執(zhí)行。

 

　　3.3 處罰性賠償

 

　　針對(duì)供應(yīng)商造成的損失，采購(gòu)管理部門可以要求供應(yīng)商進(jìn)行處罰性賠償。在此情況下，采購(gòu)管理部門需要與法務(wù)團(tuán)隊(duì)合作，確保賠償金額合理，并符合法律法規(guī)的要求。

 

　　3.4 暫時(shí)或永久禁止參與競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)

 

　　如果供應(yīng)商嚴(yán)重違反采購(gòu)政策，采購(gòu)管理部門可以暫停或永久禁止該供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)。這需要采購(gòu)管理團(tuán)隊(duì)與法務(wù)團(tuán)隊(duì)合作，確保決定符合采購(gòu)政策的要求，并在法律和道德框架內(nèi)進(jìn)行。

 

　　3.5 其他合適的處罰措施

 

　　除了上述措施，采購(gòu)管理部門還可以根據(jù)具體情況采取其他合適的處罰措施，如罰款、延遲付款等。這些措施也應(yīng)當(dāng)合法、公正并符合合同約定。

 

　　4. 處罰供應(yīng)商的程序和驗(yàn)證

 

　　在執(zhí)行處罰措施之前，采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)確保采取的處罰是合理和合法的。

 

　　以下步驟可能有助于程序的有效實(shí)施：

 

　　收集證據(jù)：采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)收集違規(guī)供應(yīng)商的證據(jù)，如交貨延誤的日期、時(shí)間、通知記錄及相關(guān)的合同文件等。

 

　　內(nèi)部審核：采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)組織內(nèi)部審核，以確認(rèn)供應(yīng)商的違規(guī)行為，并據(jù)此決定是否采取處罰措施。

 

　　聯(lián)合決策：對(duì)于重要的處罰措施，采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)與法務(wù)團(tuán)隊(duì)、財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)等相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合決策。

 

　　與供應(yīng)商溝通：在采取處罰措施之前，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，解釋其違規(guī)行為并聽(tīng)取其解釋和反饋。確保供應(yīng)商有機(jī)會(huì)進(jìn)行申訴和辯護(hù)。

 

　　5. 處罰供應(yīng)商后的效果和監(jiān)督

 

　　處罰供應(yīng)商后應(yīng)密切關(guān)注其效果和監(jiān)督供應(yīng)商的改進(jìn)。以下是可能采取的措施：

 

　　評(píng)估供應(yīng)商的改進(jìn)：對(duì)于被處罰的供應(yīng)商，采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)定期評(píng)估其改進(jìn)情況，確保其違規(guī)行為得到糾正。

 

　　監(jiān)督供應(yīng)商的合規(guī)性：對(duì)于被處罰的供應(yīng)商，采購(gòu)管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)其合規(guī)性的監(jiān)督，以確保其未來(lái)的合作行為符合合同和政策的要求。

 

　　不良記錄通報(bào)：采購(gòu)管理部門可以將違規(guī)供應(yīng)商的記錄通報(bào)給相關(guān)單位或組織，以提醒其他采購(gòu)部門注意該供應(yīng)商的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

 

　　結(jié)論

 

　　對(duì)于違反合同條款或采購(gòu)政策的供應(yīng)商，采購(gòu)管理部門有責(zé)任采取適當(dāng)?shù)奶幜P措施以維護(hù)采購(gòu)利益。

 

　　然而，在執(zhí)行處罰措施之前，必須確保程序合理且合法，并與法務(wù)團(tuán)隊(duì)、財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)等相關(guān)部門密切合作。

 

　　同時(shí)，在處罰供應(yīng)商后，還需要密切關(guān)注其效果，并監(jiān)督供應(yīng)商的改進(jìn)和合規(guī)性。只有這樣，才能建立一個(gè)健康、公正的采購(gòu)管理環(huán)境。

 

二、供應(yīng)商質(zhì)量處罰規(guī)定

 

　　1．目的

 

　　為了約束供應(yīng)商不規(guī)范行為，建立異常發(fā)生時(shí)向供應(yīng)商進(jìn)行索賠的處理機(jī)制，提高供應(yīng)商的供貨品質(zhì)和服務(wù)水平。

 

　　2．適用范圍

 

　　適用于所有為公司提供原材料、包材的供應(yīng)商。

 

　　3．術(shù)語(yǔ)和定義

 

　　3.1 欺騙行為：偽造證、章、單據(jù)、報(bào)告、記錄等類似行為。

 

　　3.2混料：不同物料混在一起，所送物料或標(biāo)簽與采購(gòu)訂單要求不符。

 

　　3.3 短裝：重量、數(shù)量或面積不足。

 

　　3.4 違反流程：未簽訂樣品或未經(jīng)核準(zhǔn)而直接出貨。

 

　　3.5 連帶損失：由于來(lái)料質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致我司質(zhì)量成本增加的費(fèi)用。

 

　　4．職責(zé)

 

　　4.1 生產(chǎn)部：負(fù)責(zé)對(duì)原材不良品及成品不良實(shí)物及數(shù)據(jù)的匯總，并報(bào)告質(zhì)量部主管。

 

　　4.2 質(zhì)量部：負(fù)責(zé)主導(dǎo)分廠不良品取樣及索賠數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。

 

　　4.3 品保部：負(fù)責(zé)主導(dǎo)廠內(nèi)及客戶端不良數(shù)據(jù)的收集、整理，以及與供方的索賠談判，并負(fù) 責(zé)依據(jù)處罰規(guī)定對(duì)供方開(kāi)索賠單。

 

　　4.4 PMC部：負(fù)責(zé)對(duì)倉(cāng)庫(kù)不良品入庫(kù)信息及包裝確認(rèn)，負(fù)責(zé)卷材退貨給供應(yīng)商的包裝規(guī)范。

 

　　4.5 采購(gòu)部：協(xié)助品保部約見(jiàn)供方，和品保一同參與向供方的索賠談判，并負(fù)責(zé)將供方簽字索賠單給到財(cái)務(wù)部。

 

　　4.6 市場(chǎng)管理部：市場(chǎng)管理部文員根據(jù)品保部提供的產(chǎn)品型號(hào)提供單價(jià)。

 

　　4.7 財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)索賠款項(xiàng)到賬確認(rèn)及索賠費(fèi)用的歸屬。

 

　　5．作業(yè)內(nèi)容 

 

　　5.1 索賠提出

 

　　原材料入廠檢驗(yàn)、制造過(guò)程和客退產(chǎn)品中發(fā)現(xiàn)不合格品時(shí)，依《不合格品控制程序》確認(rèn)處理。如果經(jīng)過(guò)判定屬于原材料來(lái)料問(wèn)題，依《進(jìn)料檢驗(yàn)控制程序》，由MQE發(fā)出【來(lái)料不良投訴書(shū)】至供應(yīng)商確認(rèn)、回復(fù)。如涉及由此造成的我司損失，須由MQE向供方提出索賠，并通知相關(guān)使用部門對(duì)不良損失明細(xì)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

 

　　5.2 索賠數(shù)據(jù)收集

 

　　品保部MQE根據(jù)實(shí)際情況協(xié)調(diào)相關(guān)部門完成損失統(tǒng)計(jì)和匯總工作。供應(yīng)商損失統(tǒng)計(jì)核算、賠償依據(jù)參考附表1執(zhí)行。原材料問(wèn)題導(dǎo)致的制程中質(zhì)量損失數(shù)據(jù)及不良樣品由各分廠質(zhì)量部負(fù)責(zé)提供。原材料問(wèn)題導(dǎo)致在客戶端所產(chǎn)生的損失費(fèi)用由品保部客服人員提供。以上數(shù)據(jù)填入【供應(yīng)商索賠單】中投訴內(nèi)容與索賠明細(xì)欄，并經(jīng)部門經(jīng)理、生產(chǎn)副總簽字審核。

 

　　5.3 索賠方式確認(rèn)

 

　　采購(gòu)部負(fù)責(zé)供方索賠方式的確認(rèn)與實(shí)施，并根據(jù)實(shí)際情況按照（①應(yīng)付貨款中扣除②付款至SLP賬號(hào) ③貨物補(bǔ)償）序列與供方確認(rèn)賠償方式，并將確認(rèn)結(jié)果告知品保、財(cái)務(wù)及其他相關(guān)部門。

 

　　5.4 索賠單擬定與發(fā)出

 

　　品保部MQE根據(jù)索賠提出部門提供的數(shù)據(jù)擬定【供應(yīng)商索賠單】并經(jīng)品保主管、經(jīng)理審核后以郵件形式發(fā)至供應(yīng)商。

 

　　5.5 索賠單回簽

 

　　5.5.1供應(yīng)商在收到【供應(yīng)商索賠單】后，需于三個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)簽回。回復(fù)要求：主管（含）以上人員簽字，并加蓋公章回傳我公司；

 

　　5.5.2 供應(yīng)商如有異議，需在三個(gè)工作日內(nèi)提出；

 

　　5.5.3供應(yīng)商在三個(gè)工作日內(nèi)無(wú)任何回應(yīng)，品保部MQE或主管以上人員提出書(shū)面警告，若在一周內(nèi)仍未回復(fù)，公司一律視為默認(rèn)同意處理；

 

　　5.5.4品保部MQE將供方回簽的【供應(yīng)商索賠單】發(fā)送至采購(gòu)、財(cái)務(wù)及索賠提出部門負(fù)責(zé)人。

 

　　5.6 索賠費(fèi)用歸屬

 

　　財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)索賠款項(xiàng)到賬確認(rèn)及索賠費(fèi)用的歸屬。索賠方式①②的費(fèi)用歸屬于各部門具體發(fā)生的索賠申請(qǐng)項(xiàng)目，補(bǔ)償計(jì)入各部門成本。索賠方式③的費(fèi)用依折扣后的單價(jià)入庫(kù)，并在ERP系統(tǒng)備注由索賠部門領(lǐng)取，其他部門領(lǐng)料需將差價(jià)補(bǔ)給相應(yīng)索賠部門。 

 

　　5.7 索賠結(jié)案與存檔

 

　　財(cái)務(wù)部主管以上人員負(fù)責(zé)索賠項(xiàng)目的結(jié)案處理。財(cái)務(wù)部主管人員在【供應(yīng)商索賠單】結(jié)案確認(rèn)處進(jìn)行簽字確認(rèn)即表示結(jié)案，并將索賠單轉(zhuǎn)交給品保部MQE進(jìn)行資料歸檔。

 

　　6. 相關(guān)文件

 

　　《進(jìn)料檢驗(yàn)控制程序》

 

　　《不合格品控制程序》

 

　　7. 表單記錄

 

　　【供應(yīng)商索賠單】

 

　　【來(lái)料不良投訴書(shū)】

 

三、供應(yīng)商處罰管理制度

 

　　第一章、總則

 

　　1.1 目的和范圍

 

　　本處罰管理制度的目的是明確供應(yīng)商違約行為的處罰標(biāo)準(zhǔn)和程序，維護(hù)公司的合法權(quán)益，保證供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運(yùn)行。適用于所有與公司簽訂貿(mào)易合作協(xié)議的供應(yīng)商。

 

　　1.2 定義

 

　　1.2.1 供應(yīng)商：指與公司簽訂貿(mào)易合作協(xié)議并提供商品、服務(wù)或資源的個(gè)人或組織。

 

　　1.2.2 違約行為：供應(yīng)商在合作過(guò)程中不履行合同義務(wù)或違反相關(guān)法律、法規(guī)的行為。

 

　　1.2.3 處罰措施：根據(jù)供應(yīng)商的違約行為，采取的公司處罰行為。

 

　　第二章、違約行為及處罰標(biāo)準(zhǔn)

 

　　2.1 供應(yīng)商延遲交貨或未能按時(shí)履約：

 

　　根據(jù)延遲交貨的原因和影響程度，處罰將包括但不限于：

 

　　2.1.1 要求供應(yīng)商賠償公司因此而產(chǎn)生的額外成本及損失。

 

　　2.1.2 暫停與供應(yīng)商的未交貨訂單，并向其提出書(shū)面警告。

 

　　2.1.3 降低供應(yīng)商的信用等級(jí)，影響其獲取公司訂單的優(yōu)先級(jí)。

 

　　2.2 供應(yīng)商未按照合同約定提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)：

 

　　根據(jù)產(chǎn)品或服務(wù)未達(dá)標(biāo)的程度和影響，處罰將包括但不限于：

 

　　2.2.1 要求供應(yīng)商承擔(dān)產(chǎn)品退貨及更換的費(fèi)用。

 

　　2.2.2 要求供應(yīng)商賠償因產(chǎn)品或服務(wù)不合格而引起的其他損失。

 

　　2.2.3 暫停與供應(yīng)商的合作，并向其提出書(shū)面警告。

 

　　2.2.4 解除與供應(yīng)商的合作關(guān)系，并追究其法律責(zé)任。

 

　　2.3 供應(yīng)商違反法律、法規(guī)或行業(yè)道德：

 

　　根據(jù)違法行為的性質(zhì)和后果，處罰將包括但不限于：

 

　　2.3.1 向有關(guān)部門舉報(bào)供應(yīng)商違法行為。

 

　　2.3.2 解除與供應(yīng)商的合作關(guān)系，并追究其法律責(zé)任。

 

　　第三章、處罰程序

 

　　3.1 違約行為的發(fā)現(xiàn)：由公司相關(guān)部門或員工對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的違約行為。

 

　　3.2 違約行為的證實(shí)：公司相關(guān)部門將對(duì)違約行為進(jìn)行徹底調(diào)查和核實(shí)，確保違約行為的事實(shí)真實(shí)可靠。

 

　　3.3 處罰決定：基于違約行為的性質(zhì)、后果和嚴(yán)重程度，由公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)制定和決定處罰措施。

 

　　3.4 通知和執(zhí)行：公司將書(shū)面通知供應(yīng)商處罰決定，并要求其在規(guī)定期限內(nèi)采取相應(yīng)措施。同時(shí)，公司將監(jiān)督和跟進(jìn)處罰措施的執(zhí)行情況。

 

　　3.5 處罰結(jié)果的評(píng)估與調(diào)整：公司將與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和反饋，對(duì)于處罰結(jié)果進(jìn)行評(píng)估并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

 

　　第四章、附件

 

　　本文檔涉及的附件包括但不限于：

 

　　4.1 合作協(xié)議樣本

 

　　4.2 供應(yīng)商違約處罰通知書(shū)樣本

 

法律名詞及注釋

 

　　1. 違約：指在合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格等方面未能履行合同義務(wù)的行為。

 

　　2. 處罰措施：指根據(jù)違約行為類型和情節(jié)，采取的對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行懲罰和糾正的行為。

 

　　3. 信用等級(jí)：指評(píng)估和判斷供應(yīng)商信用狀況的指標(biāo)體系，用于確定供應(yīng)商在獲取公司訂單時(shí)的優(yōu)先級(jí)。