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在化妝品行業(yè)，產(chǎn)品質(zhì)量的根基往往藏在供應(yīng)鏈的細節(jié)里——一家合規(guī)的供應(yīng)商能成就品牌口碑，而一個隱藏的漏洞也可能引發(fā)全線危機。
從生產(chǎn)車間的潔凈度到倉庫的溫濕度記錄，從包材供應(yīng)商的質(zhì)檢報告到生產(chǎn)批記錄的筆跡真?zhèn)危恳淮维F(xiàn)場審核都是一場“顯微鏡下的真相挖掘”。然而，現(xiàn)實中不少企業(yè)仍面臨：審核流于形式、關(guān)鍵項被刻意回避、甚至遭遇“表演式迎檢”的困境。
本文基于行業(yè)資深審核員的一線經(jīng)驗，拆解審核動線設(shè)計、文件核查技巧、人員問詢話術(shù)中的關(guān)鍵陷阱，提供一份“去濾鏡”版的現(xiàn)場審核指南。無論是初創(chuàng)品牌首次驗廠，還是老手應(yīng)對“高配合度造假”，這些硬核要點將幫你撕開表象，真正鎖定供應(yīng)鏈風險。
一、審核前準備
1、供應(yīng)商“背景調(diào)查”
1）查驗證照：
基本上需要供應(yīng)商是否具備合法經(jīng)營資格，包括營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)相關(guān)認證、ISO體系、環(huán)保合規(guī)等等。
針對供應(yīng)的不同產(chǎn)品，需要查驗的資質(zhì)文件有所區(qū)別，例如：
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供應(yīng)產(chǎn)品類型 |
查驗資質(zhì) |
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化妝品 |
化妝品生產(chǎn)許可證 |
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香精 |
IFRA證書或符合GB/T 22731-2017 日用香精標準要求等其他證明文件 |
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進口原料 |
報關(guān)單 原產(chǎn)地證明 原料生產(chǎn)國允許使用的證明文件 |
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使用動物臟器組織及血液制品提取物的原料 |
生物來源證明文件/檢驗檢疫證明 |
2）隱性風險排查：
通過「信用中國」網(wǎng)站核查行政處罰記錄。
3）除了供應(yīng)商合法資質(zhì)的查驗，其他我們需要事先了解的信息，例如生產(chǎn)能力、質(zhì)量情況、產(chǎn)品銷售業(yè)績、交付周期、財務(wù)信息等，可以通過《供應(yīng)商信息調(diào)查表》的方式進行調(diào)查。
2、產(chǎn)品標準、生產(chǎn)工藝熟悉了解
考慮到審核時間以及成本的問題，供應(yīng)商現(xiàn)場審核的時間一般為1-2天，節(jié)奏一般安排得比較緊湊。
在短短的一兩天內(nèi),是很難詳細了解供應(yīng)商的全貌，只能選擇一些特別關(guān)注或者認為風險較大的內(nèi)容進行現(xiàn)場了解以及確認。
故在開展現(xiàn)場審核前，審核小組通常需要收集采購產(chǎn)品/物料相關(guān)的標準以及生產(chǎn)工藝，與國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)內(nèi)控標準進行對比，針對有差異或者存疑的項目進行現(xiàn)場審核以及溝通。
3、審核前分工
在審核前需要制定審核計劃，并將審核計劃提供給供應(yīng)商，讓供應(yīng)商安排好相應(yīng)的人員，做好審核現(xiàn)場的接待工作。在審核計劃中主要包含的信息有：參與審核的人員信息、審核時間安排、審核范圍、審核內(nèi)容等。
另外，如果審核小組有3人以上，有經(jīng)驗的審核組長通常會對審核小組做一個細致的分工，可根據(jù)各個審核組員日常工作關(guān)注的內(nèi)容來進行分工，例如：
研發(fā)人員：審核產(chǎn)品的研發(fā)過程、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量標準等；
采購人員：審核供應(yīng)商管理、產(chǎn)品售后服務(wù)管理等；
質(zhì)量管理人員：審核質(zhì)量管理體系執(zhí)行情況等。
二、審核前接觸
有經(jīng)驗的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進入了審核狀態(tài)。比如：
去機場或火車站接你的司機，就是你的信息來源，聊天是最好的審核方式。
1、核心信息點
1）工廠真實運營狀態(tài)：
“最近經(jīng)常接送像我們這樣的客戶來審核嗎？”（判斷業(yè)務(wù)繁忙程度）
“你們工廠周末需要加班嗎？”（側(cè)面了解訂單飽和度）
2）員工穩(wěn)定性：
“您在這家工廠開多久車了？車隊同事變動大嗎？”（高流動性可能暗示管理問題）
“工廠最近有組織員工活動嗎？”（福利待遇的間接體現(xiàn)）
3）管理層風格：
“你們老板平時在工廠嗎？”（判斷管理層是否親臨一線）
“聽說你們?nèi)ツ陻U產(chǎn)了，新車間用的還順手嗎？”（驗證宣傳真實性）
2、話術(shù)技巧
偽裝成閑聊：用“聽說”“最近”等模糊詞降低對方警惕
利益共情：“你們司機也挺辛苦的，經(jīng)常要接送晚班客戶吧？”
三、首次會議
一般來講在審核計劃中，都會有“首次會議”的要求。首次會議的時間一般控制在30分鐘左右，主角應(yīng)該是審核組（員）而非供應(yīng)商，先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應(yīng)商介紹各個部門負責人和公司基本情況。
首次會議意義重大，因為參加者包括供應(yīng)商的管理層、各個部門的負責人、現(xiàn)場協(xié)助引導(dǎo)人員等。它是審核組（員）與供應(yīng)商關(guān)于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動。例如：
確定具體審核路線以及各區(qū)域接待人員；
審核過程的注意事項宣貫，有些化學品工廠或者氣霧劑工廠通常有嚴格的安全防護要求，在工廠生產(chǎn)區(qū)域參觀過程禁止攜帶手機、電子手表等電子產(chǎn)品；
潔凈生產(chǎn)車間有限制進入人數(shù)的要求等；
供應(yīng)商需要保密的區(qū)域以及文件，審核過程能否通過拍照或錄像的方式進行取證。
核心信息點：
1）供應(yīng)商高層參與度
僅派銷售或基層人員參會，總經(jīng)理以及質(zhì)量負責人缺席（可能不重視質(zhì)量合規(guī)）
質(zhì)量負責人座位遠離核心區(qū)（可能無實權(quán)）
高管全程念稿且無法回答技術(shù)問題（管理脫節(jié)）
2）工廠基礎(chǔ)信息核對
實際生產(chǎn)地址是否與營業(yè)執(zhí)照一致（曾有工廠借用他人場地）
查驗企業(yè)經(jīng)營執(zhí)照原件（許可單元是否涵蓋擬采購產(chǎn)品類型）
四、現(xiàn)場參觀
1、現(xiàn)場參觀前的準備
現(xiàn)場參觀前要讓供應(yīng)商提供四張圖：
工廠布局圖
蟲害布局圖
監(jiān)控設(shè)施布局圖
倉庫貨物布局圖
注：對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中，方便供應(yīng)商提前準備。
2、參觀路線設(shè)計
一般按生產(chǎn)邏輯順序，確定參觀路線：
生產(chǎn)動線：原料預(yù)處理間→稱量間→配制間→半成品靜置間→內(nèi)包材清洗消毒間→灌裝間→包裝區(qū)
非生產(chǎn)區(qū)域動線：原料倉→包材倉→成品倉→實驗室→留樣室→空調(diào)系統(tǒng)
污水處理站、水處理系統(tǒng)、空調(diào)凈化系統(tǒng)等輔助區(qū)域可以參觀路線穿插參觀。
�。ㄗⅲ阂笕套邌T工常規(guī)通道，禁用"參觀專用通道"）
五、審核小組分工
如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。
A組
A組的審核地點在辦公室，主要負責產(chǎn)品追溯，以檢查記錄和文件為主，如：
入庫報告：產(chǎn)量、批號；
生產(chǎn)報告：產(chǎn)量、批號；
本批號成品檢驗報告：理化、微生物，化驗人員名字、化驗人員資質(zhì)、產(chǎn)品標準、檢測方法/規(guī)范、取樣計劃、留樣記錄；
過程檢驗記錄：稱量記錄、監(jiān)控記錄（質(zhì)量）、異常報告、衛(wèi)生記錄、設(shè)備清洗記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄、生產(chǎn)用水檢驗記錄；
員工記錄：抽取當班10-15%人員的健康證，并檢查當班執(zhí)行清潔、操作人員的培訓(xùn)記錄；
本批號成品所使用原料檢驗報告：原料種類、放行報告、各個原料檢驗記錄、化驗人員名字、化驗人員資質(zhì)、原料標準、檢測方法/規(guī)范、取樣記錄；
設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄。
注：A組只關(guān)注于追溯產(chǎn)品相關(guān)的所有信息，即已經(jīng)發(fā)生過的管理活動。
A組的審核路徑為：
1）在成品庫中選擇已放行的產(chǎn)品，對外包裝箱進行照相，記錄批號和數(shù)量。
2）將成品帶回辦公室讓供應(yīng)商提供與此批號產(chǎn)品相關(guān)的所有信息。（見上）。
B組
負責文件審核，文件主要包括程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和報告，如：
投訴管理；
內(nèi)審/自查；
管理評審；
培訓(xùn)管理；
設(shè)備維修、保養(yǎng)；
不合格品控制；
糾正預(yù)防措施；
設(shè)備儀器校驗（包括生產(chǎn)線、實驗室）；
源頭（供應(yīng)商）管理；
蟲害管理（合同、檢查記錄、分析報告）；
社會責任；
召回演練。
C組
主要負責生產(chǎn)現(xiàn)場操作行為，包括生產(chǎn)車間、庫房和實驗室，如：
現(xiàn)場衛(wèi)生；
GMP/5S檢查記錄；
現(xiàn)場操作文件（SOP）管理；
記錄管理（清潔、質(zhì)量、蟲害、維修、異物）；
標識管理：化學品、半成品、原料、包材、成品；
人員培訓(xùn)（關(guān)鍵崗位+一般崗位）；
設(shè)施、設(shè)備衛(wèi)生設(shè)計；
交叉污染防護、潤滑油等級；
原料/成品倉庫衛(wèi)生；
物品標識；
先入先出；
化學品庫；
實驗室：安全裝置（噴淋、洗眼器）、通風櫥、化學品臺賬、強酸（堿）存放、試劑標識（名稱、日期）、檢測儀器內(nèi)部校驗計劃、檢測方法管理、檢測結(jié)果管理（簽字+日期）、檢測記錄管理、檢測人員資質(zhì)、微生物實驗室（培養(yǎng)基+消毒+空白試驗+培養(yǎng)箱溫度校驗）。
六、審核方法
1、追溯性審核
質(zhì)量管理體系所管理的活動，可以通過一個已經(jīng)生產(chǎn)出來的產(chǎn)品進行追溯。
在倉庫中剛剛生產(chǎn)1周左右的產(chǎn)品，可能還沒有到消費者手中，或者即使到了消費者手中，還沒有發(fā)生（或沒有得到）投訴報告。因此對投訴管理的驗證，需要用更早批次的產(chǎn)品進行。
2、系統(tǒng)性審核
在現(xiàn)場執(zhí)行審核的審核員，主要是觀察現(xiàn)場的操作行為。
針對操作性問題，找流程本身的問題。如果解決了責任和方法，但仍然解決不了問題的重復(fù)發(fā)生，那可能就是制度問題了。而制度問題往往與機制設(shè)計相關(guān)，到這個層次基本上就能夠判斷企業(yè)的系統(tǒng)風險管理水平了。
七、末次會議
末次會議的主要目的就是與供應(yīng)商管理層確定需要整改的事項，要求對方當場確認事實，避免后期扯皮。同時將我們整改的期限告知供應(yīng)商，否則會影響后續(xù)的合作進度。
八、結(jié)語
供應(yīng)鏈的質(zhì)量，決定產(chǎn)品的底線；審核的嚴謹度，定義品牌的未來。
化妝品行業(yè)的競爭，表面是產(chǎn)品的較量，實則是供應(yīng)鏈體系的比拼。每一次現(xiàn)場審核，都是對品質(zhì)防線的加固，對消費者承諾的兌現(xiàn)。本文梳理的審核要點，不是冰冷的條款羅列，而是無數(shù)行業(yè)教訓(xùn)沉淀出的生存法則，細節(jié)之處皆是戰(zhàn)場。
希望這份指南能助您練就"火眼金睛"，在看似合規(guī)的表象下識別真?zhèn)危c真正優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商建立長期共贏的合作關(guān)系。畢竟，在化妝品行業(yè)，沒有偶然的質(zhì)量，只有必然的管理。
