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原材料作為食品生產(chǎn)的“第一道關(guān)口”，其質(zhì)量安全直接決定了最終食品產(chǎn)品的品質(zhì)與安全。食品行業(yè)小微企業(yè)由于規(guī)模較小、資源有限、管理體系相對薄弱等特點，在原材料采購和驗收環(huán)節(jié)往往面臨諸多挑戰(zhàn)。
本文結(jié)合食品行業(yè)小微企業(yè)的實際情況，深入分析原材料采購和驗收過程中存在的主要問題，明確關(guān)鍵控制要點，并提供具有可操作性的實施指南，旨在幫助食品生產(chǎn)企業(yè)筑牢食品安全防線，提升質(zhì)量管理水平。
一、原材料采購和驗收存在的主要問題
食品行業(yè)采購的原材料種類繁雜，主要包括食品原料、食品輔料、食品添加劑、加工助劑、食品生產(chǎn)直接接觸性材料、食品外包裝材料、洗滌劑、消毒劑等。
食品行業(yè)小微企業(yè)原材料采購過程常呈現(xiàn)出采購種類多、周期短、采購量控制要求高、儲存運輸環(huán)境要求嚴(yán)格以及部分原材料季節(jié)性明顯等特點。
這些特點也使得其在采購和驗收的質(zhì)量管理控制方面容易出現(xiàn)以下不足：
供應(yīng)商管理不規(guī)范：未建立系統(tǒng)的原材料供應(yīng)商評價、選擇、績效監(jiān)視及再評價機制，供應(yīng)商的選擇和合作在一定程度上依賴主觀判斷，存在隨意性，難以確保供應(yīng)商持續(xù)提供合格原材料的能力。
關(guān)鍵原輔材料控制不嚴(yán)：對食品添加劑等直接影響最終產(chǎn)品安全或質(zhì)量的關(guān)鍵原輔材料，未采取從嚴(yán)控制的措施，可能導(dǎo)致食品安全風(fēng)險隱患。
采購信息不完整：采購文件中未明確產(chǎn)品的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、驗收要求等關(guān)鍵信息，或相關(guān)規(guī)定不完善，導(dǎo)致供需雙方對產(chǎn)品要求存在認(rèn)知偏差，影響驗收工作的準(zhǔn)確性。
原材料查驗規(guī)定缺失：未制定清晰、可操作的原材料查驗規(guī)定，使得驗收工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，易出現(xiàn)漏檢、錯檢等問題。
檢驗驗證記錄不完善：檢驗/驗證過程中的記錄不完整、不規(guī)范，導(dǎo)致原材料質(zhì)量的可追溯性不足，一旦出現(xiàn)質(zhì)量問題難以快速定位和處理。
儲存運輸環(huán)境管控不足：對原材料儲存和運輸?shù)拳h(huán)節(jié)的環(huán)境條件無明確要求或要求較低，可能導(dǎo)致原材料在流轉(zhuǎn)過程中發(fā)生變質(zhì)、污染等情況。
資質(zhì)與報告關(guān)注不夠：對供應(yīng)商資質(zhì)文件及第三方檢驗報告中的質(zhì)量及安全指標(biāo)關(guān)注不足，未能有效識別供應(yīng)商及產(chǎn)品的潛在風(fēng)險。
二、原材料采購和驗收控制要點
采用質(zhì)量管理體系的基本要求和原理對食品小微企業(yè)原輔材料采購和驗收進(jìn)行管理，能夠幫助企業(yè)更加合理、有效地管控采購驗收過程及進(jìn)貨查驗記錄。
結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，原材料采購和驗收的關(guān)鍵控制要點如下：
統(tǒng)籌策劃管理：企業(yè)應(yīng)對原材料的采購和驗收管理進(jìn)行總體、系統(tǒng)的策劃，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)、流程和要求，并按策劃方案開展相關(guān)管理工作。
供應(yīng)商動態(tài)管控：基于外部供應(yīng)商提供原材料的質(zhì)量能力要求，確定供應(yīng)商的評價、選擇、績效考核及再評價標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格加以實施，確保供應(yīng)商隊伍的穩(wěn)定性和可靠性。
供應(yīng)商能力評估：確保供應(yīng)商提供的原材料不會對企業(yè)穩(wěn)定交付合格最終產(chǎn)品的能力產(chǎn)生不利影響，從源頭規(guī)避質(zhì)量風(fēng)險。
采購需求明確化：在與供應(yīng)商溝通前，清晰、充分地確定對供應(yīng)商的要求，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交付期、服務(wù)等方面，避免后續(xù)合作中的糾紛。
原材料質(zhì)量控制：明確各類原材料的質(zhì)量要求，并按要求實施全過程控制，確保原材料符合生產(chǎn)和食品安全標(biāo)準(zhǔn)。
驗收放行記錄留存：保留對原材料驗收及審批（放行）的完整記錄，包括驗收合格的證據(jù)、授權(quán)放行批準(zhǔn)人員的可追溯性信息，為質(zhì)量追溯提供依據(jù)。
例外放行風(fēng)險管控：對于例外放行的特殊情況，應(yīng)全面評估風(fēng)險（包括可能的法律法規(guī)風(fēng)險），按企業(yè)規(guī)范要求在實施前獲得批準(zhǔn)（適用時需得到顧客批準(zhǔn)），并保留標(biāo)識和記錄，確保必要時能追回和更換產(chǎn)品。
三、原材料采購和驗收實施指南
1、供方的評價、選擇和再評價
�。�1）采購物資分類
企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身產(chǎn)品特點，采用分類采購的方式策劃原材料采購過程管理。按照原材料對產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度和所占比例，可分為以下幾類：
重要原輔料：構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要成分，直接影響最終產(chǎn)品質(zhì)量或食品安全的原材料，如奶制品中的奶源、肉制品中的豬肉和雞肉、發(fā)酵面制品中的面粉、飲料中的白砂糖、肉制品中的大豆蛋白粉等。
包裝材料及其他輔助材料：與食品直接接觸的材料、食品外包裝材料等，如內(nèi)包塑料袋、外包紙箱、傳送帶、利樂包裝盒以及洗滌劑、消毒劑等。
食品添加劑：為改善食品色、香、味等品質(zhì)，以及為防腐和加工工藝的需要而加入食品中的人工合成或者天然物質(zhì)，如抗氧化劑（BHA、TBHQ）、防腐劑（苯甲酸、山梨酸）、甜味劑（三氯蔗糖、阿巴斯甜）等。
注：不同企業(yè)因最終產(chǎn)品不同，其重要原輔料、包裝材料及其他輔助材料的分類應(yīng)根據(jù)自身產(chǎn)品特點，結(jié)合可能造成的食品安全風(fēng)險進(jìn)行確定。
�。�2）供應(yīng)商的評價、選擇
企業(yè)應(yīng)明確供應(yīng)商的確定、評價、選擇、績效監(jiān)控和再評價要求，包括制定供應(yīng)商評價準(zhǔn)則、績效監(jiān)視和再評價準(zhǔn)則，并嚴(yán)格實施供方的評價和選擇。
評價和選擇供應(yīng)商時，應(yīng)考慮其是否可控及對滿足顧客要求和適用法律法規(guī)要求能力的潛在影響。
控制的類型和程度取決于供應(yīng)商提供的過程、產(chǎn)品和服務(wù)對最終產(chǎn)品和服務(wù)可能造成的影響程度——影響越大，控制程度應(yīng)越高；同時，控制程度還取決于外部供方的能力——外部供方能力越差，控制程度應(yīng)越高。
企業(yè)根據(jù)控制程度的需要，必要時可采用現(xiàn)場評價的方式了解供應(yīng)商的實際能力。在某些情況下，選擇供應(yīng)商的準(zhǔn)則及相關(guān)記錄可能較為簡化，例如企業(yè)可對采購產(chǎn)品試用一段時間后，根據(jù)試用評價結(jié)果決定是否接受該供應(yīng)商的產(chǎn)品。具體實施方式如下：
針對重要原輔料、包裝材料及其他輔助材料、食品添加劑和加工助劑等，可采用不同的評價方法，如對供應(yīng)商的原材料質(zhì)量、價格、供貨期等進(jìn)行綜合比較和評價，選擇合適的供應(yīng)商，并適當(dāng)保留相關(guān)評價記錄。
對首次提供重要原材料的供應(yīng)商或首次提供新規(guī)格原材料的原有供應(yīng)商，應(yīng)選擇適用的驗證方式，如經(jīng)樣品測試和小批量試用合格、驗證第三方檢驗報告、采信同行或顧客推薦意見等，評價通過后方可成為合格供應(yīng)商，為企業(yè)供應(yīng)原材料。
對顧客指定供應(yīng)商，應(yīng)按要求對其進(jìn)行評價，簽訂雙方或三方協(xié)議，明確顧客的責(zé)任，定期匯總通報供方產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等績效；當(dāng)供應(yīng)商不能滿足要求時，應(yīng)及時通報顧客并做出調(diào)整。
結(jié)合對顧客的最終產(chǎn)品使用情況或意見反饋，定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤并重新評價，根據(jù)評定結(jié)果決定保留或取消合格供應(yīng)商資格。
供應(yīng)商為企業(yè)母公司或由母公司指定時，企業(yè)雖不具備選擇權(quán)力，但應(yīng)定期收集供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品交貨期、使用過程中的質(zhì)量、售后服務(wù)等信息，匯總后報告給上級公司，作為上級公司評價的依據(jù)。
2.采購文件與采購實施
采購文件是企業(yè)向供應(yīng)商提出采購需求和要求的正式信息，可包括采購合同、采購計劃、定貨單等，主要表現(xiàn)形式可為文本、電子郵件、電話記錄等。
�。�1）重要原材料供應(yīng)商協(xié)作
對重要原材料供應(yīng)商，應(yīng)考慮建立互利共贏的協(xié)作關(guān)系，采購文件中有關(guān)原材料的信息應(yīng)明確、具體，主要包括：
對供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量要求（可直接引用各類標(biāo)準(zhǔn)或提供規(guī)范）；
對供應(yīng)產(chǎn)品的驗收要求；
其他要求，如價格、數(shù)量、交付期等。
�。�2）臨時采購
當(dāng)出現(xiàn)所有批準(zhǔn)的合格供應(yīng)商不能完全滿足采購文件要求等特殊情況，需在合格供應(yīng)商以外進(jìn)行原材料臨時采購時，可采取以下措施：
收集獲取供應(yīng)商的資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、第三方檢驗報告、質(zhì)量協(xié)議等證據(jù)，經(jīng)授權(quán)人員批準(zhǔn)后進(jìn)行采購；
對臨時采購原材料的使用作好標(biāo)識或記錄，確保必要時可以追回。
特別提醒：企業(yè)不應(yīng)將原材料臨時采購常態(tài)化，不能以此替代對供應(yīng)商選擇、評價的正常管理和對正常采購程序的執(zhí)行。
3、采購原材料的驗收
�。�1）驗收要求
企業(yè)應(yīng)確定采購原材料的驗收要求，通常包括驗收項目/要求、方法、合格判定等規(guī)定。
由于小微企業(yè)驗收驗證途徑和方式具有靈活多樣的特點，其驗收要求和實施可在風(fēng)險可控且對后續(xù)加工產(chǎn)品符合性影響不大時，適當(dāng)簡化驗收流程和記錄。
常見的驗收要求可表現(xiàn)為有效的國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、雙方確認(rèn)的技術(shù)規(guī)范、圖樣或標(biāo)準(zhǔn)樣品等。驗收規(guī)范應(yīng)明確抽樣方案，并嚴(yán)格執(zhí)行。
�。�2）檢驗/驗證方式
對采購原材料進(jìn)行驗收的主要方式包括：
入廠檢驗/驗證：在企業(yè)內(nèi)部對采購的原材料進(jìn)行檢驗/驗證；
供應(yīng)商處驗證：在供應(yīng)商的現(xiàn)場檢驗/驗證所訂購的產(chǎn)品，應(yīng)根據(jù)采購原材料的重要性及數(shù)量，決定驗證的方式和程度，例如檢查、檢驗或測試；若供應(yīng)商已建立食品安全管理體系并通過第三方認(rèn)證，可適當(dāng)簡化檢驗/驗證過程。
�。�3）原材料產(chǎn)品放行
按制定的驗收要求，實施檢驗和（或）驗證活動，并保留相應(yīng)證據(jù)。
具體可采�。�
驗證原材料的感官指標(biāo)（尺寸、顏色等）、理化指標(biāo)（脂肪含量、鹽含量、pH 值或營養(yǎng)成分含量等）、食品安全指標(biāo)（污染物限量、真菌毒素限量、微生物限量、食品添加劑等）；
驗證供應(yīng)商/生產(chǎn)商的食品生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、產(chǎn)品檢驗報告、產(chǎn)品質(zhì)量證明書、第三方檢驗報告等方式。
檢驗可采取全檢、抽樣檢驗（簡單隨機抽樣、系統(tǒng)抽樣和分層抽樣等）的方式，并根據(jù)供應(yīng)商供貨產(chǎn)品符合性等信息，對抽樣量進(jìn)行適宜調(diào)整；
標(biāo)識產(chǎn)品檢驗狀態(tài)（如待檢、合格、不合格等），采購原材料需按要求檢驗和（或）驗證合格后方可放行。
對于例外放行，應(yīng)考慮對后續(xù)加工產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度，嚴(yán)格執(zhí)行策劃的控制準(zhǔn)則和措施；
對于重要原材料，不宜實施例外放行。
明確批準(zhǔn)產(chǎn)品放行人員的授權(quán)，確保放行決策的規(guī)范性和責(zé)任可追溯。
對容易產(chǎn)生混淆和有追溯性要求的產(chǎn)品予以標(biāo)注/標(biāo)識，如標(biāo)注產(chǎn)品名稱、分類存放、批號/生產(chǎn)日期、來源、數(shù)量等信息。
（4）監(jiān)控和測量設(shè)備管理
對用于檢驗的監(jiān)控和測量儀器設(shè)備，應(yīng)按要求委外檢定/校準(zhǔn)或自校準(zhǔn)（具備能力時），確保設(shè)備使用的可靠性，保障檢驗結(jié)果的準(zhǔn)確性。
四、原材料采購和驗收過程的持續(xù)改進(jìn)
持續(xù)改進(jìn)是提升原材料采購和驗收管理水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)定期對采購驗收過程進(jìn)行回顧和評估，具體可從以下方面開展：
1、供應(yīng)商管理評估
采購原材料的重要程度劃分是否明確、適宜；
供應(yīng)商評價選擇、評價和再評價的要求是否制定、合理；
抽查評價、選擇和再評價實施情況：若有新增供應(yīng)商，分類抽查對重要原輔料供應(yīng)商、包裝材料及其他輔助材料、食品添加劑的評價選擇是否適宜、符合要求；
對合格供應(yīng)商的再評價：分類抽查對重要原輔料供應(yīng)商、包裝材料及其他輔助材料、食品添加劑供應(yīng)商的重新評價方式及實施是否符合要求；
若存在顧客指定供方，對其選擇、評價是否合理、適宜并保留證據(jù)；
若供應(yīng)商為企業(yè)母公司或由母公司指定時，是否收集資質(zhì)（且資質(zhì)在有效期內(nèi)）、產(chǎn)品交貨期、使用過程中的質(zhì)量、售后服務(wù)等信息，并按要求定期反饋報告。
2、采購文件與實施評估
分類抽查重要原輔料、包裝材料及其他輔助材料、食品添加劑等的采購文件，確認(rèn)是否在合格供應(yīng)商處采購，是否明確采購、驗收、交付等要求；
對重要原輔料、包裝材料及其他輔助材料、食品添加劑等供方是否簽訂了質(zhì)量協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議等有約束力的文件，或雙方主要責(zé)任人員是否有口頭協(xié)議、承諾書等；
對于臨時性采購規(guī)定的控制方法是否適宜、可行；如發(fā)生重要原材料臨時采購情形，是否保持了對供方資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、業(yè)績、合格證明的調(diào)查等證據(jù)，審批是否符合要求；是否對臨時采購原材料的使用作好標(biāo)識或記錄，確保必要時可以追回。
3、驗收要求評估
采購原材料的驗收要求是否明確，對驗收項目、要求、方法、合格判定等規(guī)定是否適宜。
4、采購原材料驗證評估
采購原材料驗證方式、要求是否明確？
檢驗/驗證的資源（如人員、設(shè)備設(shè)施、監(jiān)控和測量資源、方法、檢驗規(guī)范等）是否滿足要求，批準(zhǔn)放行產(chǎn)品的人員是否授權(quán)；
具體實施采用的驗證供方/或生產(chǎn)方合格證明文件（如營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品安全管理體系認(rèn)證證書、出廠檢驗報告、第三方檢驗報告等）、樣品比對、檢驗或測試等方式，是否符合企業(yè)規(guī)定的驗收要求？
檢驗/驗證記錄是否完整、檢驗項目是否齊全、抽樣是否滿足抽樣方案要求，在有可追溯要求時是否滿足要求？
當(dāng)需要在供方現(xiàn)場實施驗證時，是否在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法等要求？實施是否符合要求；
觀察檢驗狀態(tài)標(biāo)識、產(chǎn)品標(biāo)識（易混淆時）是否清楚、適宜；
對于例外放行的情況，是否滿足企業(yè)策劃的要求，例外放行的風(fēng)險認(rèn)識/識別是否充分，有無發(fā)生違反規(guī)定的例外放行，有關(guān)例外放行的審批、標(biāo)識、可追溯性是否符合要求，確保追回和更換等措施是否適宜？
5、績效評價
主要關(guān)注原材料控制效果，是否滿足生產(chǎn)需求，有無發(fā)生由于原材料采購、驗收等控制不到位導(dǎo)致的產(chǎn)品不合格情況；
檢驗過程目標(biāo)的完成是否達(dá)到預(yù)期；
在未達(dá)成預(yù)期時的糾正/糾正措施及改進(jìn)是否適宜。
通過績效評價，及時發(fā)現(xiàn)問題、分析原因并采取有效改進(jìn)措施，持續(xù)提升原材料采購和驗收管理的有效性和效率。
