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對(duì)于初入審核領(lǐng)域的新人來說，編寫專業(yè)、清晰的審核記錄常被視為一項(xiàng)挑戰(zhàn)。本文從問題根源出發(fā)，結(jié)合實(shí)踐方法，系統(tǒng)化梳理提升能力的路徑，相信，看完之后，你會(huì)有所收獲。
問題診斷：為何難以編寫審核記錄？
原因1、基礎(chǔ)認(rèn)知不足
不理解體系審核的具體要求，比如對(duì)ISO 9001（質(zhì)量）、ISO 14001（環(huán)境）、ISO 45001（職業(yè)健康安全）等標(biāo)準(zhǔn)要求理解不深，導(dǎo)致記錄內(nèi)容與條款脫節(jié)。
在審核過程中，審核記錄是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，必須確保其準(zhǔn)確性和完整性，并嚴(yán)格符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。
原因2、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)欠缺
面對(duì)審核流程和標(biāo)準(zhǔn)的不熟悉以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的匱乏，可能會(huì)讓人在撰寫審核記錄時(shí)感到無從下手。
此時(shí)，應(yīng)從基礎(chǔ)入手，首先了解審核記錄的基本結(jié)構(gòu)和關(guān)鍵要素。
通常，審核記錄包含以下幾個(gè)部分：審核發(fā)現(xiàn)、客觀證據(jù)、條款對(duì)照以及合規(guī)性判斷。
要明確每個(gè)部分應(yīng)涵蓋的內(nèi)容，并掌握如何清晰、準(zhǔn)確地組織語言，以確保記錄符合規(guī)范要求。
原因3、不會(huì)證據(jù)收集
不知道如何進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)觀察和收集證據(jù)。
審核記錄的核心在于客觀證據(jù)的獲取，因此需要掌握識(shí)別關(guān)鍵控制點(diǎn)的方法，并準(zhǔn)確記錄相關(guān)數(shù)據(jù)、文件或現(xiàn)象。
例如，如果在審核中發(fā)現(xiàn)某工序未按作業(yè)指導(dǎo)書操作，應(yīng)詳細(xì)記錄具體的時(shí)間、地點(diǎn)、操作人員信息，以及引用的文件編號(hào)等細(xì)節(jié)。
通過系統(tǒng)化的指導(dǎo)和實(shí)踐，可以逐步提升識(shí)別和記錄關(guān)鍵信息的能力，確保審核記錄的完整性和準(zhǔn)確性。
原因4、標(biāo)準(zhǔn)條款模糊
不清楚如何將審核發(fā)現(xiàn)與標(biāo)準(zhǔn)條款對(duì)應(yīng)起來。
這時(shí)候需要熟悉每個(gè)體系的標(biāo)準(zhǔn)條款，最好能隨身攜帶標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)或電子版，方便隨時(shí)查閱。
同時(shí)，使用檢查表模版可能會(huì)有幫助，確保覆蓋所有必要的審核點(diǎn)，避免遺漏。
原因5、表述主觀化
在撰寫審核記錄時(shí)，保持客觀性和準(zhǔn)確性至關(guān)重要。審核記錄必須基于事實(shí)，避免主觀判斷或情緒化語言。
為此，應(yīng)提醒自己使用中性詞匯，并確保所有記錄內(nèi)容可追溯。
例如，在記錄中注明文件編號(hào)、記錄編號(hào)、版本號(hào)等關(guān)鍵信息，以增強(qiáng)記錄的可信度和可驗(yàn)證性。
通過這種方式，可以有效避免主觀偏差，確保審核記錄的嚴(yán)謹(jǐn)性和可靠性。
原因6、不會(huì)模仿學(xué)習(xí)
不知參考使用審核記錄模板和范例。
不知參考現(xiàn)有的優(yōu)秀審核記錄模板，學(xué)習(xí)他人的結(jié)構(gòu)和表達(dá)方式，然后通過模仿來提升自己的寫作能力。
同時(shí)，建議多請(qǐng)教有經(jīng)驗(yàn)的審核老師，獲取反饋，不斷改進(jìn)。
原因7、缺乏審核復(fù)盤
不知如何練習(xí)和積累經(jīng)驗(yàn)。
缺乏在每次審核后復(fù)盤，分析記錄中的不足，逐步積累常見問題的記錄方式，提升專業(yè)術(shù)語的運(yùn)用能力。
原因8、沒有邏輯性和條理性
不會(huì)注意邏輯性和條理性。
不知審核記錄需要分類清晰，比如按部門、過程或條款分類，使用編號(hào)或項(xiàng)目符號(hào)分點(diǎn)記錄，避免混亂。
不會(huì)學(xué)習(xí)如何結(jié)構(gòu)化自己的記錄，使其易于閱讀和理解。
綜上各種原因，總結(jié)下來，需要小伙伴們從基礎(chǔ)知識(shí)、證據(jù)收集、條款對(duì)應(yīng)、客觀性、模板使用、經(jīng)驗(yàn)積累、邏輯結(jié)構(gòu)、專業(yè)術(shù)語等方面進(jìn)行學(xué)習(xí)提升，才能系統(tǒng)性地提升審核記錄寫作能力。
8大核心方法：從入門到精通
我們用三體系舉例說明，作為三體系（ISO 9001質(zhì)量管理體系、ISO 14001環(huán)境管理體系、ISO 45001職業(yè)健康安全管理體系）審核員，編寫審核記錄是核心能力之一。
以下是提升審核記錄寫作能力的實(shí)用方法，分步驟解決你的困擾：
方法1：掌握審核記錄的基本要素
審核記錄需包含以下核心內(nèi)容，確保完整性和可追溯性：
1、審核發(fā)現(xiàn)：觀察到的事實(shí)（如符合或不符合項(xiàng)）。
2、客觀證據(jù)：具體數(shù)據(jù)、文件、記錄、現(xiàn)場(chǎng)觀察結(jié)果（如文件編號(hào)、設(shè)備名稱、對(duì)話記錄）。
3、條款對(duì)照：明確引用對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的條款（如ISO 9001:2015 8.5.1）。
4、合規(guī)性判斷：說明是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，或不符合的具體原因。
5、風(fēng)險(xiǎn)/影響分析：指出問題可能導(dǎo)致的后果（如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)境污染、安全隱患）。
示例模板說明
審核對(duì)象：研發(fā)部設(shè)計(jì)輸入管理
審核條款：ISO 9001:2015 8.3.3
發(fā)現(xiàn)：客戶合同中要求的防水等級(jí)（IP68）未納入設(shè)計(jì)輸入文件。
證據(jù)：合同CT-2024-08；設(shè)計(jì)輸入清單（版本V2.3，無IP68要求）。
結(jié)論：不符合，可能導(dǎo)致產(chǎn)品測(cè)試不達(dá)標(biāo)。
方法2：強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)觀察能力
1、聚焦關(guān)鍵點(diǎn)：
關(guān)注體系運(yùn)行的核心環(huán)節(jié)（如文件控制、內(nèi)審、管理評(píng)審、應(yīng)急響應(yīng)）。
2、記錄細(xì)節(jié)：
用“5W1H”原則描述問題（Who、What、where、When、Why、How）。例如：“2024年10月10日，倉庫管理員張三（工號(hào)002）未按《化學(xué)品管理程序》QP-12要求填寫MSDS清單，導(dǎo)致危險(xiǎn)化學(xué)品（丙酮）未標(biāo)識(shí)存放區(qū)域�！�
3、避免主觀描述：用事實(shí)代替推測(cè)。
錯(cuò)誤描述舉例：“員工安全意識(shí)差�！�
正確描述舉例：“現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)2名員工未參加2023年度安全培訓(xùn)（記錄編號(hào)：TRAIN-2024-09）�！�
方法3：熟悉標(biāo)準(zhǔn)條款并建立對(duì)應(yīng)關(guān)系
1、隨身攜帶標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)：審核時(shí)快速對(duì)照條款，標(biāo)注重點(diǎn)。
2、使用檢查表模版：提前按條款設(shè)計(jì)檢查項(xiàng)，確保覆蓋所有審核點(diǎn)。
例如：ISO 9001 8.5.1生產(chǎn)控制 → 檢查作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備維護(hù)記錄、首件檢驗(yàn)記錄等。
3、案例庫積累：將過往問題按條款歸類，形成快速參考指南。
方法4：借鑒優(yōu)秀記錄范例
1、模仿范例：
參考資深審核員的記錄，分析其結(jié)構(gòu)化表達(dá)（如分點(diǎn)陳述、證據(jù)鏈清晰）。
例如：符合項(xiàng)描述：
“采購部2023年第三季度供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄（文件編號(hào)：SUP-2023-Q3）顯示，已對(duì)5家關(guān)鍵供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)分，符合ISO 9001:2015 8.4.1要求�！�
例如：不符合項(xiàng)描述：
“設(shè)計(jì)開發(fā)輸入未包含客戶要求的耐高溫測(cè)試參數(shù)（見合同CT-2023-05），不符合ISO 9001:2015 8.3.3條款。”
2、使用結(jié)構(gòu)化語言：分點(diǎn)陳述，避免冗長段落。
方法5：善用數(shù)字化工具
1、標(biāo)準(zhǔn)化模板：使用固定格式（如表格或分類標(biāo)題），減少重復(fù)勞動(dòng)。
2、數(shù)字化工具：利用Excel或?qū)I(yè)審核軟件，自動(dòng)關(guān)聯(lián)條款庫與證據(jù)文件。
3、術(shù)語庫：建立高頻術(shù)語表（如“未識(shí)別環(huán)境因素”“目標(biāo)指標(biāo)缺失”），避免表述偏差。
方法6：實(shí)踐與反饋閉環(huán)
1、模擬訓(xùn)練：通過虛擬案例練習(xí)，對(duì)比參考答案修正不足。
2、尋求同行評(píng)審：請(qǐng)資深審核員點(diǎn)評(píng)你的記錄，重點(diǎn)關(guān)注證據(jù)完整性與條款準(zhǔn)確性。
3、復(fù)盤總結(jié)：每次審核后分析記錄的不足，例如：
�。�1）是否遺漏了關(guān)鍵證據(jù)？
�。�2）條款引用是否錯(cuò)誤？
�。�3）描述是否模糊？
方法7：規(guī)避典型錯(cuò)誤
1、錯(cuò)誤1：籠統(tǒng)描述
改進(jìn)：如“文件管理混亂” → 應(yīng)具體到文件編號(hào)及版本；
例：將“文件控制不到位”改為“2024年新版《檢驗(yàn)規(guī)程》WI-11（版本號(hào)2.0）未在質(zhì)量部受控分發(fā)清單中登記�！�
2、錯(cuò)誤2：混淆“觀察項(xiàng)”與“不符合項(xiàng)”
改進(jìn)：明確判斷依據(jù)，如“未構(gòu)成風(fēng)險(xiǎn)”則列為觀察項(xiàng)，反之則為不符合項(xiàng)。
3、錯(cuò)誤3：忽略追溯性信息
改進(jìn)：標(biāo)注文件編號(hào)、記錄編號(hào)、版本號(hào)、具體時(shí)間/地點(diǎn)。
方法8：分階段能力提升計(jì)劃
1、短期（1個(gè)月內(nèi)）：
熟讀三體系標(biāo)準(zhǔn)條款，制作便攜式對(duì)照表。
練習(xí)用模板記錄3-5個(gè)模擬案例。
2、中期（3個(gè)月）：
參與實(shí)際審核時(shí)，每次專注1-2個(gè)條款的記錄優(yōu)化。
建立個(gè)人知識(shí)庫（術(shù)語庫、問題庫）
3、長期：
定期復(fù)盤，形成迭代改進(jìn)的習(xí)慣。多總結(jié)多復(fù)盤。
如果按部就班的按照如上幾方面，通過系統(tǒng)化訓(xùn)練和持續(xù)積累，你的審核記錄會(huì)逐步達(dá)到清晰、精準(zhǔn)、可追溯的專業(yè)水平。
