食材采購是機關(guān)后勤保障中的一項關(guān)鍵工作，其質(zhì)量和效果直接關(guān)乎服務(wù)保障對象的食品安全，也關(guān)乎廣大干部職工的滿意度和幸福感。在確�！吧嗉馍习踩�”的首要前提下，合法合規(guī)、經(jīng)濟高效、保質(zhì)保量地做好食材采購工作，對于貫徹落實“堅持勤儉辦一切事業(yè)”要求、提升機關(guān)事務(wù)治理水平以及餐飲服務(wù)保障能力具有重要意義。

 

　　食材不同于其他貨物或服務(wù)，存在品種廣而雜、價格易波動、標(biāo)準(zhǔn)難衡量的特點；食材采購也不同于其他貨物或服務(wù)的采購工作，在管理上存在發(fā)生頻率高、涉及崗位多、廉政風(fēng)險高的難點。

 

　　本文從五個方面識別和分析機關(guān)后勤食材采購工作中存在的風(fēng)險隱患，并提出有針對性的防控建議。

 

1、內(nèi)部控制方面

 

　　食材采購內(nèi)部控制主要包括制度建設(shè)、決策程序、采購工作機制和崗位設(shè)置情況、預(yù)算管理等方面。

 

　　這一方面的主要風(fēng)險有：

 

　　食材采購管理制度體系不夠健全，或者現(xiàn)有制度中對采購工作機制和審批權(quán)限的規(guī)定不夠明確，導(dǎo)致實際工作中無法嚴(yán)格執(zhí)行；

 

　　采購崗位職責(zé)分工不清晰，沒有做到不相容崗位相分離，無法形成相互制約與監(jiān)督；

 

　　采購人員長期與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，若長期不輪崗，則存在較高的廉政風(fēng)險；

 

　　食材采購缺少有力的預(yù)算控制，導(dǎo)致實際采購成本遠超過計劃的餐飲成本考核指標(biāo)。

 

　　針對上述風(fēng)險點：

 

　　一是完善管理機制。按照內(nèi)控要求，加強餐飲部門、采購部門、財務(wù)部門、庫管部門之間的監(jiān)督制衡，請購與審批、詢價與確定供應(yīng)商、采購合同簽訂與審核、采購與驗收、采購與會計記錄、付款申請與審批等不相容崗位嚴(yán)格分開，采購員、庫管員、收貨員及采購部門負責(zé)人等相關(guān)人員原則上3-5年進行崗位輪換，形成各負其職、相互制約的工作機制和崗位分工。

 

　　二是健全制度體系。根據(jù)單位實際情況，建立務(wù)實管用的食材采購管理制度，嚴(yán)格規(guī)范采購流程、審批管理、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同、檔案管理等重要事項；加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)和內(nèi)部監(jiān)督，對制度流程、規(guī)矩規(guī)范進行深入解讀和宣傳灌輸。此外，可通過食材采購的小切口，延伸至其他貨物和服務(wù)類采購，通過梳理流程、完善制度，全面規(guī)范單位采購管理。

 

　　三是強化預(yù)算管控。結(jié)合餐飲成本率等考核指標(biāo)，科學(xué)合理提出采購需求，明確食材的品種、規(guī)格、等級、數(shù)量等要求，按月或按季度編制采購預(yù)算，統(tǒng)籌安排食材采購計劃，避免閑置浪費和資金損失。

 

2、采購實施程序方面

 

　　采購實施程序是指從食材請購開始至付款和歸檔結(jié)束的全過程，程序規(guī)范直接影響到采購行為的效率和采購結(jié)果的質(zhì)量。

 

　　這方面的主要風(fēng)險有：

 

　　采購實施流程倒置，比如先實施采購后提出采購申請，先實施采購后簽訂合同，先簽訂合同后完成招標(biāo)比選，先資金結(jié)算后現(xiàn)場驗收，等等；

 

　　審批程序不合規(guī)，重大采購事項沒有經(jīng)集體研究決策，緊急采購事項沒有及時補齊審批手續(xù)；

 

　　驗收程序不細致，對食材品質(zhì)檢驗把關(guān)不嚴(yán)引發(fā)食品安全風(fēng)險。

 

　　針對上述風(fēng)險點：

 

　　一是理順業(yè)務(wù)流程。全面梳理請購、詢價、審批、簽訂合同、購買、驗收、付款、考核評價、歸檔等各個環(huán)節(jié)的職責(zé)和工作流程，按照規(guī)定程序和環(huán)節(jié)逐項辦理采購業(yè)務(wù)，避免出現(xiàn)程序倒置的情況。

 

　　二是嚴(yán)格審批程序。對于一定金額以上的食材采購及合同簽訂、確定長期合作供應(yīng)商等“三重一大”事項，應(yīng)當(dāng)經(jīng)集體研究決策；對于日常食材采購，可根據(jù)采購金額明確相應(yīng)的審批層級和權(quán)限，對于貴重食材可提高審批層級；對于緊急或臨時采購事項，可規(guī)定先經(jīng)口頭審批同意、后在2個工作日內(nèi)補齊簽字審批手續(xù)等彈性制度。

 

　　三是加強驗收管理。由使用方即餐飲部門、采買方即采購部門、供應(yīng)商三方共同驗收，對食材品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、有關(guān)檢驗檢疫合格證明等進行全面查驗，做好驗收記錄；對于貴重食材，建議指定廚師參與驗收；質(zhì)量檢驗部門定期抽查驗收情況，并在單位內(nèi)部公開抽查結(jié)果。

 

3、長期合作供應(yīng)商招標(biāo)方面

 

　　實務(wù)中有些單位通過一定的招標(biāo)采購程序確定各類食材（如蔬菜水果類、海鮮凍品類、調(diào)料干貨類等）長期合作供應(yīng)商，目的是提高工作效率，減少盲目采買，確保食材品質(zhì)。

 

　　供應(yīng)商招標(biāo)過程中的風(fēng)險有：

 

　　使用財政資金的預(yù)算單位食材采購金額超過當(dāng)年政府采購限額時，習(xí)慣性采用直接委托方式確定供應(yīng)商，沒有依法履行政府采購程序。

 

　　自行組織招標(biāo)比選時，沒有嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)，例如出現(xiàn)食品經(jīng)營許可證過期、供應(yīng)商存在重大信用風(fēng)險等情況；

 

　　對供應(yīng)商評比打分不夠公正、客觀、規(guī)范，以及參加比選的供應(yīng)商存在關(guān)聯(lián)關(guān)系，將導(dǎo)致招標(biāo)比選流于形式。

 

　　針對上述風(fēng)險點：

 

　　一是規(guī)范供應(yīng)商選定方式。預(yù)算單位限額以上食材采購應(yīng)依法實施政府采購，如需公開招標(biāo)的，應(yīng)堅決避免化整為零或以其他方式規(guī)避公開招標(biāo)的情況；其他食材采購也可采用競爭性方式選擇長期合作供應(yīng)商。

 

　　二是嚴(yán)格審查資質(zhì)。對于參加投標(biāo)比選的供應(yīng)商，開展實地調(diào)研走訪，并通過企業(yè)信用信息查詢平臺核實是否存在信用風(fēng)險，以及參加投標(biāo)比選供應(yīng)商之間是否存在關(guān)聯(lián)關(guān)系；要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、食品許可證、法人身份證、食品檢驗檢測報告等，確保供應(yīng)商資質(zhì)合格、滿足需求。

 

　　三是規(guī)范客觀評審。自行組織招標(biāo)比選時，應(yīng)由餐飲部門、采購部門、財務(wù)部門以及紀(jì)檢部門選派人員組成采購小組，對備選供應(yīng)商進行綜合打分評審；合理設(shè)置評分項和評分標(biāo)準(zhǔn)，以便全面、客觀考察和選擇供應(yīng)商；委托招標(biāo)代理機構(gòu)選擇供應(yīng)商時，單位應(yīng)依法承擔(dān)招標(biāo)采購管理主體責(zé)任，對招標(biāo)采購文件、評審過程等加強把關(guān)審核。

 

4、長期合作供應(yīng)商管理方面

 

　　確定長期合作供應(yīng)商后，后續(xù)的監(jiān)督管理同樣重要，包括合同簽訂、考核評價、食材定價等方面。

 

　　這一方面的主要風(fēng)險有：

 

　　供應(yīng)商使用合作多年，但一直沒有簽訂食材供貨協(xié)議或合同，也沒有定期對供應(yīng)商履約情況開展考核評價，存在缺少合同約束、供應(yīng)商實際履約能力不佳的風(fēng)險隱患；

 

　　食材實際結(jié)算價格與合同約定不一致，例如供應(yīng)商投標(biāo)文件和雙方合同均約定供應(yīng)商食材價格以《中國餐飲價格網(wǎng)》等均價為基礎(chǔ)上浮一定比率（即綜合加成率）來確定，但實際結(jié)算的綜合加成率遠高于合同約定比率，導(dǎo)致食材采購成本偏高。

 

　　針對上述風(fēng)險點：

 

　　一是規(guī)范合同簽訂。與長期合作供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議，明確定價原則、送貨要求、結(jié)算方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵性條款，簽約期限可控制在2至3年；如有保密要求時還應(yīng)單獨簽訂保密協(xié)議。如遇協(xié)議期滿、尚未完成新一輪供應(yīng)商招標(biāo)、需要在一定時期內(nèi)繼續(xù)延用原供應(yīng)商時，建議簽訂補充協(xié)議以約束過渡時期的履約行為。

 

　　二是定期考核評價。采購部門應(yīng)每年組織餐飲部門、財務(wù)部門等有關(guān)部門對食材供應(yīng)商進行考核，可采用定量打分和定性評價相結(jié)合的方式，對食材價格和質(zhì)量、響應(yīng)和送貨速度、信用狀況、售后服務(wù)等開展綜合評價，并將評價結(jié)果作為履約管理和下一輪采購的重要參考因素。對在考核中反映的問題，采購部門應(yīng)及時約談供應(yīng)商進行整改，如仍無改進的，應(yīng)終止合作。

 

　　三是加強定價管理。定期審核供應(yīng)商是否按照合同約定的定價原則進行報價和結(jié)算，防止出現(xiàn)供應(yīng)商低價中標(biāo)、高價結(jié)算的履約風(fēng)險。對于蔬菜、水果、海鮮等生鮮類食材，可橫向?qū)Ρ韧�一時點大型超市、電商平臺價格；對于調(diào)料、飲品等非生鮮類食材，可縱向分析不同時期價格是否存在異常波動。

 

5、資金結(jié)算和檔案管理方面

 

　　資金結(jié)算和資料歸檔屬于采購環(huán)節(jié)的“尾聲”，但對于具體采購事項的順利完成起到關(guān)鍵性作用。

 

　　這一方面的主要風(fēng)險有：

 

　　付款主體、合同主體、發(fā)票抬頭不一致，采購記錄、存貨記錄、會計記錄不一致；

 

　　沒有與長期合作供應(yīng)商定期對賬，往來結(jié)算較為混亂。采購資料記錄不規(guī)范、簽字不完備、保管不齊全，比如驗收單未準(zhǔn)確記錄食材數(shù)量、品種，缺少參與驗收人員簽字；

 

　　沒有完整留存詢價單、入庫單、合同及合同審批單、供應(yīng)商招標(biāo)過程性資料等，導(dǎo)致采購過程無法追溯。

 

　　針對上述風(fēng)險點：

 

　　一是嚴(yán)格付款審核。財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核采購發(fā)票的真實性，審批程序的規(guī)范性，以及合同、驗收單、入庫單等原始憑證的完整性；對于預(yù)算外或計劃外的采購事項，重點審查是否嚴(yán)格按照內(nèi)部制度履行審批程序。

 

　　二是建立定期對賬和分析機制。財務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商核對供貨清單、款項支付等情況，檢查應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等往來款賬目是否記錄清晰、準(zhǔn)確。定期盤點食材，確保庫存合理、賬實相符；定期按供應(yīng)商或食材類別統(tǒng)計實際結(jié)算金額，及時與月度（或季度）采購預(yù)算進行對比分析，提示管理者有無過量采購、食材積壓等浪費情況，有效發(fā)揮財會監(jiān)督作用。

 

　　三是加強采購檔案管理。借助信息化手段實行全過程的采購登記，可以在采購系統(tǒng)中設(shè)置統(tǒng)一的請購單、采購單、驗收單、入庫單、出庫單模板，做到審批完備、記錄清晰、全程留痕、方便查詢。妥善保管各類采購檔案，包括長期合作供應(yīng)商招投標(biāo)文件、評審記錄、合同協(xié)議，詢價、定價審核、驗收等記錄，定期考核評價表等相關(guān)資料。