在物料供應商的生命周期過程中，準入通過后將處于合格狀態(tài)，對于合格物料供應商的日常管理，主要包括證照更新、年度供應商審計、供應商績效評價、供應商信息變更。

 

1、證照更新

 

　　關于證照更新，企業(yè)的供應商數(shù)量較多時，對應的物料數(shù)量也會較多，一個供應商供應多個物料的情況普遍存在，特別是試劑類供應商，可能供貨多幾十甚至上百個物料，對應的證照更多，對于一些帶有效期性質(zhì)的證照，管理起來工作量會比較大，因此在線下管理時，建議維護Excel表格，在準入時即維護各個證照的有效期至信息，通過Excel的條件格式進行近效期、超期的顏色提醒，定期篩選Excel實現(xiàn)近效期證照的篩查，采用信息系統(tǒng)進行管理時，可以考慮規(guī)范不同類別、不同等級的物料及供應商需要提供的證照類型，同時維護好各個證照的有效期至信息，從源頭進行規(guī)范，通過信息化的方式對近效期證照進行提醒和管理。

 

　　另外，考慮到企業(yè)的產(chǎn)品管線不同，如果存在大量的研發(fā)類產(chǎn)品，可能會存在采購量不大、頻次低、價格少的情況，可能在更新供應商證照時遇到較大的阻力，因此可以考慮增加供應商凍結(jié)的管理機制，當滿足條件（如一段時間內(nèi)不存在購買情況，且短期內(nèi)可預見不會有排產(chǎn)）時，可以考慮凍結(jié)該供應商狀態(tài)，待采購前評估是否需要額外的評估活動，待通過后恢復至合格狀態(tài)。

 

　　如果供應商處于正常供貨的狀態(tài)，從合規(guī)控制的角度，可以額外定義證照的關鍵程度，如關鍵證照過期，可以自動凍結(jié)該物料供應商，以便更好地進行管理。

 

　　此外，還可以考慮和SRM進行對接，實現(xiàn)供應商自主維護證照信息，但是和SRM的對接受限條件更多，在此不做展開，后期單獨進行分享。

 

2、年度供應商審計

 

　　對于年度供應商審計，同樣可以考慮Excel的方式進行審計效期的管理，在制定年度審計計劃時，結(jié)合審計效期、排產(chǎn)計劃確定明確需要執(zhí)行審計的供應商，如果確實無排產(chǎn)計劃的，可以考慮上述的凍結(jié)機制，以減少不必要的質(zhì)量資源投入。

 

　　目前集團化管理的企業(yè)數(shù)量相對較多，在安排供應商審計時，可以考慮集團化質(zhì)量審計的方式，具體內(nèi)容可參考新版GMP指南相關內(nèi)容，采用合適的方式集中對供應商進行審計，集團內(nèi)企業(yè)引用審計報告時，仍然需要確認供應商對應物料在本企業(yè)中的最高等級，如集團審計的要求低于本企業(yè)，直接引用報告可能會帶來潛在的風險，因此對于是否允許引用，以及引用時的判斷原則，需要在SOP中予以明確，通過受控表單的方式進行記錄。

 

　　另外，即使引用了供應商審計報告，對于后續(xù)發(fā)現(xiàn)項的整改跟蹤，需要和集團供應商管理部門進行充分的溝通，確保相關的問題得到了持續(xù)的整改和跟蹤，如果在整改期間由于各類原因?qū)е鹿�應商狀態(tài)發(fā)生變化的，同樣需要集團內(nèi)進行信息的互通，避免出現(xiàn)集團供應商管理部門已判定被審計供應商不合格，但是子公司仍然維持合格的情況出現(xiàn)。

 

　　在安排具體的審計行程時，可以從供應商地址的維度合理安排審計行程，以便在相對合理的時間和預算范圍內(nèi)完成盡可能多的供應商審計，減少此過程中耗費的成本。

 

3、績效評價

 

　　績效評價方面不同企業(yè)的管理顆粒度不同，有按照供應商維度進行評價的方式，也有按照物料維度進行評價的方式，如果質(zhì)量管理資源充足的話，盡可能按照物料的維度進行評價，因為同一個供應商所供應的不同物料，大概率屬于不同的物料等級，在評價周期、可接受標準維度也會不盡相同；當然采用供應商維度的評價時，也需要包括各個物料的表現(xiàn)，否則評價結(jié)果可能存在潛在的風險。

 

　　除評價對象不同外，在進行績效評價時，往往在年底進行統(tǒng)一的評價，但是此種方式往往工作量極其大，短時間之內(nèi)可能無法高質(zhì)量地完成評價任務，因此建議根據(jù)物料供應商的準入日期以及評價周期定義其評價有效期至，能夠?qū)⑷蝿辗稚⒃谌�年，可以更加合理地安排工作任務，也能夠更加精細地對物料供應商進行評價。

 

　　在評價結(jié)果方面，可以考慮根據(jù)物料供應商的評價數(shù)據(jù)決定其評價等級，如良好、一般、較差、建議汰換等，對于一些優(yōu)秀的物料供應商，可以考慮適當放寬評價及供應商審計周期，以便將更多的質(zhì)量資源釋放到其他待改進供應商的管理上。

 

4、供應商信息變更

 

　　對于供應商信息變更，企業(yè)往往很難及時獲得供應商的通知，這個與供應商的采購量、簽署的質(zhì)量協(xié)議等息息相關，無論是供應商主動通知還是企業(yè)自己發(fā)現(xiàn)的供應商信息變更，首先應予以記錄，并且需要進行嚴格的判斷，對于一些重大的變更，例如生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)地址、質(zhì)量標準等需要采取合適的評估活動，例如標準對比、樣品檢測、供應商審計等，經(jīng)過充分評估后方可繼續(xù)維持合格狀態(tài)，因此供應商信息變更并不是簡單的對供應商的基礎信息進行更新，而是采用類似企業(yè)變更控制的理念進行細顆粒度的管理，避免引入潛在的風險。