從供應(yīng)商尋源到供應(yīng)商選擇，是被采購(gòu)從業(yè)者認(rèn)為最具價(jià)值的一部分工作。如何才能引進(jìn)真正匹配企業(yè)需要的合格供應(yīng)商？其完整的流程是怎樣的？下面是詳細(xì)的步驟和簡(jiǎn)要的說(shuō)明。

 

1、供應(yīng)商尋源-起點(diǎn)

 

　　在哪些情況下，企業(yè)需要啟動(dòng)供應(yīng)商尋源流程？

 

　　新產(chǎn)品開發(fā)。以某日化廠為例，原本主打產(chǎn)品是面霜。為適應(yīng)市場(chǎng)需求，企業(yè)決定推出洗面奶。新產(chǎn)品的開發(fā)及投產(chǎn)需要采購(gòu)部協(xié)助尋找新的原材料、輔料和包材，以及新的生產(chǎn)設(shè)備如灌裝機(jī)、貼標(biāo)機(jī)等。

 

　　現(xiàn)有供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)表現(xiàn)不佳。

 

　　因成本節(jié)省需要開發(fā)新供應(yīng)商。雖然與原有供應(yīng)商的合作一直很穩(wěn)定，但由于外在和內(nèi)在環(huán)境的變化，企業(yè)需要開發(fā)新供應(yīng)商以降低生產(chǎn)成本和經(jīng)營(yíng)成本。例如，經(jīng)濟(jì)下行消費(fèi)降級(jí)造成產(chǎn)品銷量下降；或者市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)者多，企業(yè)的產(chǎn)品不得不降價(jià)以求生存和自保。

 

　　在開始尋找新供應(yīng)商前，采購(gòu)人員需要先整理好產(chǎn)品規(guī)格說(shuō)明或服務(wù)規(guī)范，以及基礎(chǔ)的供應(yīng)商資質(zhì)要求，如具備質(zhì)量管理體系、就近原則、或者必須有同類型客戶背景等等。

 

2、供應(yīng)商尋源渠道和長(zhǎng)名單

 

　　供應(yīng)商的尋源渠道有如下數(shù)種，不同渠道的適用性不同。

 

　　如果是成熟的企業(yè)，通常都有合作過的歷史供應(yīng)商，從企業(yè)ERP系統(tǒng)中拉出歷史訂單數(shù)據(jù)或者付款數(shù)據(jù)，就能找到曾經(jīng)合作過的供應(yīng)商。

 

　　互聯(lián)網(wǎng)曾經(jīng)是很常用的一種尋源手段，實(shí)際上互聯(lián)網(wǎng)用于了解產(chǎn)品信息、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、企業(yè)基本信息是有利的工具，但直接從互聯(lián)網(wǎng)上找供應(yīng)商變得越來(lái)越困難，一方面信息越來(lái)越多，甄別信息的真實(shí)性越來(lái)越困難，另一方面由于缺乏信任基礎(chǔ)，在審核資質(zhì)上需要花費(fèi)更多的時(shí)間。比較適用于知名品牌、通用產(chǎn)品的尋源。

 

　　供應(yīng)商的尋源的起點(diǎn)對(duì)從哪種渠道尋源有一定影響。比如企業(yè)開發(fā)新產(chǎn)品時(shí)，從原輔料到生產(chǎn)設(shè)備、服務(wù)等都需要尋找新供應(yīng)商。這種，情況下行業(yè)展會(huì)是最為有效的一種方式，因?yàn)樗�有行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的供應(yīng)商都會(huì)出席，可以現(xiàn)場(chǎng)面對(duì)面交流，真實(shí)可信；通過產(chǎn)品展示、設(shè)備運(yùn)行演示可以更直觀了解產(chǎn)品和設(shè)備。

 

3、供應(yīng)商評(píng)估與短名單

 

　　長(zhǎng)名單確定后，采購(gòu)人員會(huì)要求供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商信息調(diào)查表》，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行書面材料的審核，從財(cái)務(wù)能力、生產(chǎn)能力、交付能力、合作意向等方面評(píng)估供應(yīng)商是否匹配企業(yè)的采購(gòu)需求。

 

　　必要的情況下需要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)走訪，特別是生產(chǎn)型企業(yè)，需要了解生產(chǎn)設(shè)備的狀況、生產(chǎn)人員的狀態(tài)、與企業(yè)管理層交流了解情況供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，以判定該供應(yīng)商是否有具備長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展能力。

 

　　經(jīng)過書面評(píng)估和現(xiàn)場(chǎng)走訪評(píng)審為資質(zhì)合格的供應(yīng)商，我們通常稱為短名單。

 

　　需要說(shuō)明的是，從長(zhǎng)到短是一種理想或理論上的采購(gòu)尋源和評(píng)審過程。在現(xiàn)實(shí)中，情況復(fù)雜得多。比如由于采購(gòu)人員資歷有限，可聯(lián)系到的供應(yīng)商不多；或者由于企業(yè)的采購(gòu)量較小，愿意參與的供應(yīng)商也并不多；又或者因?yàn)闀r(shí)間緊急，只能是盡快找到兩三家供應(yīng)商參與評(píng)審和選擇，所以從長(zhǎng)到短的過程往往會(huì)被忽略掉。

 

4、直接采購(gòu)中的供應(yīng)商選擇-質(zhì)量評(píng)審

 

　　直接采購(gòu)中的供應(yīng)商選擇流程非常嚴(yán)格，采購(gòu)人員在篩選出供應(yīng)商短名單后，后續(xù)就是質(zhì)量部從質(zhì)量管理體系評(píng)審的角度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核。

 

　　供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)審，包含哪些方面？人、機(jī)、料、法、環(huán)、測(cè)是全面質(zhì)量管理理論中的六個(gè)影響產(chǎn)品質(zhì)量的主要因素，簡(jiǎn)稱為5M1E。

 

　　人：人員的技能和素質(zhì)要求、操作與安全培訓(xùn)、身體狀況等。

 

　　機(jī)：機(jī)器設(shè)備、儀器登記表的狀態(tài)以及維護(hù)保養(yǎng)。

 

　　料：原材料的購(gòu)買渠道、來(lái)料檢查與存放；成品的檢驗(yàn)、存儲(chǔ)與運(yùn)輸。

 

　　法：與審查相關(guān)的法律法規(guī)、書面管理制度等。

 

　　環(huán)：辦公環(huán)境、生產(chǎn)環(huán)境、倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)境對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的影響。

 

　　測(cè)：執(zhí)行檢測(cè)的人員資質(zhì)、以及采用的檢測(cè)儀器和設(shè)備是否在校準(zhǔn)期內(nèi)。

 

　　供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)審合格后，通常需要供應(yīng)商提供樣品、試機(jī)后才能入選最終的合格供應(yīng)商名單。

 

5、間接采購(gòu)中的供應(yīng)商選擇-采購(gòu)方式

 

　　在間接采購(gòu)業(yè)務(wù)中，采購(gòu)人員根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模大小和重要性采用不同的采購(gòu)方式，如競(jìng)價(jià)、邀請(qǐng)招投標(biāo)、談判等；并制定匹配項(xiàng)目的評(píng)分表。

 

　　短名單中的供應(yīng)商將被邀請(qǐng)參與競(jìng)價(jià)、競(jìng)標(biāo)或者談判。由于供應(yīng)商資質(zhì)已被認(rèn)定為合格，因而競(jìng)價(jià)和競(jìng)標(biāo)階段重點(diǎn)評(píng)選的是商務(wù)報(bào)價(jià)、產(chǎn)品性能、服務(wù)方案、以及其他針對(duì)該項(xiàng)目的特殊要求等。

 

　　評(píng)分表中的打分權(quán)重，一般性的規(guī)則是商務(wù)分（價(jià)格和付款條款等）占據(jù)40%-60%的比重；技術(shù)分（產(chǎn)品性能、服務(wù)方案、交期等）占據(jù)40-50%的比重; 其他要素如環(huán)境安全評(píng)定在必要的情況也需要納入到評(píng)選項(xiàng)中。

 

　　供應(yīng)商從尋源到選擇是一個(gè)復(fù)雜和充滿挑戰(zhàn)的過程，涉及不同的參與部門和負(fù)責(zé)人；不同行業(yè)和產(chǎn)品在供應(yīng)商的選擇過程中有著千差萬(wàn)別的特點(diǎn)和要求。

 

　　采購(gòu)人員應(yīng)以高度的專業(yè)素養(yǎng)和謹(jǐn)慎的態(tài)度去應(yīng)對(duì)和處理。